MİLLİ EMLAK OTOMASYON PROJESİ
KAMUDA ÖRNEK BİR OTOMASYON PROJESİ
MEOP
Deneyimler, Kazanımlar
Ahmet ERMİŞ (Mart 1999)
1958 - Ankara doğumlu olan Ahmet ERMİŞ, ODTÜ İstatistik Bölümü mezunudur. Halen Maliye Bakanlığı Milli Emlak Genel Müdürlüğünde Daire Başkanı olarak görev yapmaktadır.
I - GİRİŞ
Bir ülkenin gelişmişlik düzeyi geçmişte demir-çelik üretimi , daha sonraları enerji üretimi ile ölçülürken, günümüzde; elde edilen, işlenen, iletilen,saklanan bilgi miktarı ve buna paralel bilgisayar kullanımı ile ölçülmeye başlanmıştır.
Bilim adamları, bu gerçeği ispatlayacak bir şekilde yakın gelecekte (10-15 yılda) adına bilgi ekonomisi (information economy) diyebileceğimiz yeni bir ekonomik faaliyet alanının yaratılacağını kar ve piyasa değerlerinin %70-80'inin bilgiyle ilgili, bilginin etrafında yürütülen faaliyetlerden elde edileceğini söylemektedirler.
İletişim uzmanları, çağımızda tek bir günde, dünya üzerinde transfer edilen veri miktarının 19. Yüzyılda insanlığın sahipolduğu toplam bilgi birikiminden daha fazla olduğunu söylüyorlar.
Bilgi çağı tüm toplumsal yaşamı ‘yeniden yapılanmaya' zorlamaktadır. Fakat bu her değişim, dönüşüm gibi kolay olmamakta, bir çok sancı yaşanmaktadır.
1995'te Standish Group tarafından yapılan bir araştırmaya göre, dünyada bilgi işlem projelerinin %53'ü başarısız, %31'i kabul edilmemiş ve sadece %16'sının başarılı olduğu tespit edilmiştir. Ayrıca tahmin edilen zamanın ortalama %222 üstüne çıkıldığı da tespit edilmiştir. Yani 5 yılda bitecek proje 11 yılda tamamlanmıştır.
Ülkemizde bu tip projelerde başarı yüzdesi yok denebilecek kadar azdır. Kamuda irili, ufaklı 500'e yakın bilgi işlem projesi yürütülmektedir. 20-25 yıldan beri yürütülen bu projelerden istenilen sonuç alınamamıştır.
Ülkemizin önündeki en önemli sorunlardan birisi de devletin küçültülmesi ve daha ekonomik bir yapıya kavuşturulmasıdır. Bilgi ağının kullanıcısı devletler, kurumlar, daha az kişi ile daha çok işi daha kısa sürede yapabileceklerdir.
Bilgi ve iletişim teknolojileri aynı anda bütün dünyayı hızla etkisi altına almaktadır. Bu olanak bilgi çağına girerken ülkemizin önüne önemli bir fırsat sunmuştur. Bu fırsat olumlu değerlendirildiği taktirde Türkiye önümüzdeki yüzyılda çağı yakalamış sayılı ülkeler arasında yer alabilir.
II - BAŞLANGIÇ
Bilindiği gibi Milli Emlak Genel Müdürlüğü Bilgi İşlem Merkezi 1996 yılının ortasında fiilen oluşturulmuş olmasına rağmen Milli Emlak Otomasyon Projesi (MEOP) çalışmalarına 1995 yılında başlanılmıştır. MEOP Bakanlığımız bünyesinde ve belki de kamuda en yeni otomasyon projesidir. Proje çalışmaları başladığında, Maliye Bakanlığı bünyesinde Milli Emlak Genel Müdürlüğü bilgisayarlaşma ve bilgi işlem yatırımları anlamında en geri kalmış bir birimdi.
Bu durumda projeyi başlatabilmek için gerekli olan; öncelikli 5 ihtiyacın gerçekleştirilmesi gerekiyordu. Bunlar; eleman, sistem analiz ve tasarımı, finans, fiziksel olarak yerleşim alanı, proje yönetimi.
Bu unsurlar bütün bilgi işlem projeleri için problem teşkil etmiştir. İşe başlayabilmek; özellikle ve öncelikle sistem analiz ve tasarım çalışmasını başlatabilmek için en kısa sürede nitelikli elemana ihtiyaç vardı fakat içinde bulunulan koşullarda bu mümkün değildi. Bir yerden işe başlanmalıydı.
1995 yılındaki tabloyu gözümüzde canlandıralım: 2 tane zar zor alınmış PC, havasız bir odaya kapanmış 3-4 memur, sürekli toplantı halinde, bir şeyler yazılıp çiziliyor, arada bir yöneticilere gidip fikir danışılıyor, tartışılıyor. Bu iş 6 ay sürdü. 6 ayın sonuna doğru gittikçe yoğunlaşan bir eleştiri. ‘Ne yapıyor bunlar? Böyle bilgisayarcı mı olur?' Hatta PC'de yeni çalışmaya başlayan V.H.K.İ. arkadaşları örnek göstererek ‘en iyi bilgisayarcı falanca çünkü bilgisayarın başında çalışıyor' deniliyordu. Bu örnek, bir projede önceliklerin ne kadar önemli olduğunu anlatmak için verilmişti. Gerçekten o gün sistem analiz ve tasarım çalışması birinci sorundu. Başlıca iki nedenle: Birincisi bilgi işlem projelerinde işin ilk basamağı olan sistem analiz ve tasarım çalışması ya hiç yapılmamakta ya da gerçekçi ve bilimsel olarak yaptırılmadan işe başlanılmaktaydı. İkinci neden ise, Milli Emlak işlemlerinin bilgisayara nasıl geçirileceği konusunda üst yönetimle yürütülen tartışmanın netleştirilmesi idi.
Bu süreçte hedefine kilitlenmiş, bahane değil çözüm üreten, sorunlardan yılmayan, zamana karşı yarışın gücüne inanmış bir ekip oluşmaya başlamıştı. Stratejiler de belirlenmişti. Peki bunlar nelerdir?
A - HER PROJENİN BİR VİZYONU OLMALI
Bizim projenin vizyonu ne olacaktı? Büyük düşünüp, büyük başlanmalıydı.
a) Kamuda örnek olabilecek bir atılım projesi
b) Yazılım ve donanımda hiçbir kuruma ya da özel şirkete bağımlı olunmamalı
c) Başlangıç ve bitiş tarihleri kesin belli olmalı
d) İleri teknoloji, açık mimari
e) Ülke koşulları, kamuda çalışmanın bilinci ile farklı bir yönetim anlayışı
Günümüzde belirli bir zaman içerisinde kamuda bir proje yönetmenin ve sonuçlandırmanın zorlukları herkes tarafından bilinen bir gerçektir. Kamuda yürütülmekte olan otomasyon projelerinde yaşanan bunca olumsuzluk ancak yeni bir atılımla aşılabilirdi.
Geleneksel ve katı devlet kademelerindeki bürokratların ve siyasilerin ülkenin sorunları için düşünülen çözümlerde enformatik alanı gözardı etmesi, bu alanda ulusal bir politikanın olmaması ve bizce daha can sıkıcı olan, bu alanda başarılı örnek projelerin oluşmamış olması, kamu bürokrasisini umutsuzluğa itmiştir.
Bu umutsuzluk tablosu aşılabilir miydi? Kanımızca ‘ EVET ' .
B - HER PROJENİN BİR MİSYONU OLMALIDIR
Bizim projemizin misyonu ne olacaktır?
a. Alternatif bir proje olacaktır.
b. Tüm işlerini;
- Dünya Bankası (İşte Örnek)
- Danışman Firma
- Yerli, yabancı uzman
- Özel şirket
desteği olmadan kendi özgücüyle gerçekleştirecektir.
c. Kısa sürede, düşük maliyetli yüksek performansa sahip bir proje olacaktır.
Genelde kamuda, özelde Bakanlığımızda 70'li 80'li yıllarda başlatılan projelerde çeşitli arayışlara girilmişti. Bürokrasi haklı olarak umduğunu bulamamıştı. Bizim ortaya attığımız vizyon ve misyonumuz çok iddialı, hatta hayal diye nitelendiriliyordu. Üstelik Milli Emlak Genel Müdürlüğü'nde mi bunları yapacaksınız deniyordu. Diğer projelerde birçok alternatif denenmesine rağmen istenilen ve/veya beklenilen sonuç elde edilememişti. Her düzeydeki kişilerden değişik fikirler çıkıyordu. Bizim için esas olan da daha işin başında ülkemizdeki ve dünyadaki deneyimlerden faydalanmak, geçmiş uygulamalardan ders çıkartmaktı.
Bilgi işlem yatırımları çok risklidir, ama kumar oynanmaz. Daha iyisi her zaman vardır.
C - HER PROJENİN BİR AMACI OLMALIDIR
Bizim projenin amacı son derece açık ve netti.
a. Merkez ve taşra teşkilatının tam otomasyonu
b. Taşınmaz mal bilgi bankasının oluşturulması
c. Ofis otomasyonunun kurulması
d. Milli Emlak bilgi sistemlerinin oluşturulması
Mevcut sistemde; standart yok, bilgi yok, eleman yok, işlemler kişilere bağlı, çözümler farklı, her bir işlem çok uzun zaman alıyor vb. 1994-95'te Genel Müdürlükte yazışmaların yapıldığı daktilo servisinde yazıların minimum 3-5 ay kuyrukta beklediği düşünülürse durumun vahameti gözler önüne serilir.
III - NEREDEN GELDİK (NELER YAPTIK)
Bu bölümde yapılan çalışmaları ve çıkan deneyimleri alt başlıklar altında incelemeden önce bir iki noktaya dikkat çekmek gerekir. Bunlardan birincisi bilgisayar projelerinde önceliklerin çok iyi tespit edilmesi gerekir. Daha ikinci basamakta iken dokuzuncu basamağa çıkmanız istenirse ve siz direnmezseniz, göstermelik de olsa bir şeyler yapma çabasına girerseniz, tam o noktada, projenin hangi aşamasında olursanız olun, mutlak anlamda proje başarısızlıkla sonuçlanacaktır .
İkinci önemli nokta, projenin bitiş tarihidir. Aslında bilgi işlem projeleri süreklidir. Buradaki tarih unsuru sizin koyduğunuz hedeflerin gerçekleşmesi ile ilgilidir. Bir üst evre ve yeni bir takım hedefler bir sarmal şeklinde devam eder. Milli Emlak Otomasyon Projesinin başlangıç ve bitiş tarihleri bellidir. 31 Aralık 2000 yılında sistem analiz ve tasarım çalışmasında belirlenen hedeflere ulaşmak bugün için bizim uğraşımızdır. Bilgi işlem projelerinin ne ölçüde başarılı olup olmadığının tespiti proje bitmeden ortaya çıkmaz. Bu bir süreçtir. Uzun bir süreç. Dolayısıyla bu süreçte herhangi bir zaman kesitinde yılgınlığa düşmemek, umutsuzluğa kapılmamak gerekir. Üst yönetim ve kullanıcılar acelecidir. Doğru yolda ilerlediğinize eminseniz, sabredeceksiniz.
1 - Meop Sistem Analiz ve Tasarım Çalışması Özgün Bir Eserdir
Kamuda yürütülen bilgi işlem projelerinde strateji belirlenmesi, planlama, sistem analiz ve tasarım çalışması ya hiç yapılmamakta, ya da yapılan çalışmalar gerçekçi ve bilimsel olarak ele alınmadan işe başlanılmaktadır.
Bu tip çalışmalar (örneğin İngiltere'de) zorunludur ve SSADM (Yapısal Sistem Analiz ve Tasarım Metodu) standart olarak kabul edilmiş olup, yine ulusal bir enstitü tarafından, yapılan çalışma incelenip onaylandıktan sonra uygulamaya konulur. Ülkemizde bu tip bir uygulama yoktur. Yapılan çalışmalar da özel firmalara yaptırılmış ve kurum bünyesine uygun olmadığı için rafa kaldırılmış çalışmalardır. Bu çalışmaların da ülkemizde yeterince başarılı olamamasının nedenlerinden birisi, ilgili kurumun aktif katılımının sağlanamamasıdır.
Mevcut metodolojiler arasında en çok kullanılanlar; Jackson, SADT, SSADM, Yourden adı ile bilinen metodolojilerdir. Son zamanlarda Avrupa Topluluğu EUROMETHOD adında yeni bir metodoloji üzerinde çalışmalar sürdürmektedir. Bugün tüm amaçlar için kullanılabilecek ideal bir metot yoktur. O nedenle, bizim çalışmamızda da birden çok metottan faydalanılmıştır.
Bu çalışma esnasında işinin uzmanı (Daire Başkanı, Kontrolör, Şube Müdürü, Uzman, Şef) 90 kişi ile bir dizi toplantı düzenlenmiş, görüşmeler yapılmıştır.
Milli Emlak mevzuatı çok geniş ve karmaşıktır. Bugün için yürürlükte bulunan 200'ün üzerinde kanun, bu kanunlara bağlı olarak veya daha önce herhangi bir yasaya dayanmaksızın uygulamada düzenleyici olarak çıkarılan tüzükler, yönetmelikler ve tebliğler milli emlak işlemlerini ilgilendirmektedir. Milli Emlak'ın bir işlem yönergesi yoktur. Buna bağlı olarak uygulamalarda çeşitlilik yaşanmaktadır. Analiz çalışmasında bütün bunlar 24 alt sistemde incelenmiştir.
Ayrıca analiz çalışmalarında hayati önem taşıyan istatistiksel veriler mevcut değildi. Çoğu datalar bu çalışma esnasında derlenip toparlanmış ve bu çalışmanın içinde yer almıştır. Bu çalışmalar kolay olmamıştır. Bu büyüklükteki bir projenin sistem analiz ve tasarım çalışması (Dünya Bankası'nca) 10-15 kişilik uzman sistem analist ekibince 1,5-3 milyon $ maliyetle 1,5-2 yılda gerçekleştirilmektedir.
‘Sil baştan' olgusunun yaşanmaması için, her projenin sistem analiz ve tasarım çalışması bilimsel olarak yapılmalıdır. Bu anlamda MEOP sistem analiz ve tasarım çalışması;
-Kamuda ilk kez
-Kendine özgü bir metodoloji ile
-3 uzman eleman tarafından
-Sıfır maliyetle
-6 ayda
-600 sayfa olarak
tamamlanmıştır.
Burada önemli bir noktaya da değinmek gerekir. Bizim yaptığımız sistem analizi ve tasarımı çalışmasının temel esprisi, mevcut yapıyı olduğu gibi kabul edip bilgisayara aktarmaktı. Bu o günün koşullarında doğru bir karardı. Çünkü elimizde analizde kullanacağımız gerçek veriler mevcut değildi, Milli Emlak ilk kez bilgisayarla tanışıyordu, daha da önemlisi mevzuatta olması gereken değişikliklere gücümüz yetmezdi. Halbuki sistem analizi ve tasarımı tüm teşkilatın işlem akışı anlamında da, yeniden yapılanmasını gündeme getirmektedir. Tüm dünyada bu iş bu şekilde anlaşılmaktadır. Önümüzdeki dönem gerçek veriler üzerinden bizim de yapmamız gereken bu olmalıdır. Bu aynı zamanda Milli Emlak'ın iş stratejisi ile Bilgi İşlem stratejisinin bütünleşmesini, örtüşmesini beraberinde getirecektir.
2 - Bilgi İşlem Merkezinin Kurulması
a) Yerleşim Sorunu
Milli Emlak Bilgi İşlem Merkezi'nin yerleşim sorununun çözülmesi amacıyla Genel Müdürlüğümüzde A Katı tahsis edilmiştir. Tahmin edersiniz ki bir odanın temininin bile zor olduğu bakanlık binasında bu öyle kolay olmadı. Bu bölüm 1995 yılı Aralık ayında yapılan donanım ve yazılım ihalesi kapsamında teşrif ve tanzim edilerek uygun bir çalışma ortamına dönüştürülmüştür. Ayrıca, 1996 yılı sonlarına doğru Milli Emlak işlemlerine ilişkin uygulama programlarının geliştirilmesi için Emek Mahallesi'nde 4 katlı bir bina Emek Uygulama Geliştirme Merkezi olarak düzenlenmiş ve faaliyete geçirilmiştir.
b) Bilgi İşlem Merkezi Nasıl Olmalıdır?
Kamu kurum ve kuruluşlarında organizasyon şemalarını en fazla zorlayan birim Bilgi işlem merkezleridir. Büyük harcamaların yapıldığı ve sil baştan olgusunun yaşandığı bilgi sistemleri projelerinde başarısızlık nedenlerinin en önemlilerinden biri de BİM örgütlenmesi ve BİM anlayışından kaynaklanmaktadır. MEOP'nde tüm ülkeyi kapsayan büyük projelerden birisidir. Aynı hata ve yanlışlara düşülmemesi için bazı saptamaların yapılması, prensip ve ilkelerin işin başında tespiti şarttı. Öncelikle üst yönetimlerin bilgi işlem merkezine bakışının ve kamu kurumlarında bilgi işlem merkezinin kendi varolan anlayışının değişmesi gerekir. ‘Bilgi işlem birimleri bir hizmet birimidir' anlayışı artık dünyada terk edilmeye başlanmıştır.
Bilgi İşlem Merkezleri; herhangi bir kurumun yeniden yapılanmasının düşünce ve kuramsal anlamda motor gücü, pratikte ise temelini teşkil etmektedir.
Günümüzde bilgi işlem merkezlerinin yönetimin bir parçası olan yönetsel bir birim mi, yönetsel birimlerin etkin bir biçimde çalışmasını ve koordinasyonunu sağlayan bir birim mi olduğu tartışılmaktadır.
Kurumların yazılım ya da donanım edinmekten çok daha öncelikli bir gereksinimi, etkin bir bilişim yönetimi oluşturmaktır. (Bilişim = Donanım + Yazılım + Yönetim) Bu; kısa, orta, uzun bir planlamayı, uygulamayı, sorumlulukların görevlendirilmelerini ve eşgüdümle çalışmalarını içerir. Çünkü Bilgi İşlem Merkezi; ülke çapında bilgisayar sistemlerinin istenen performansta aksatılmadan çalıştırılması, database yönetimi, işletim yönetimi, ağ yönetimi, uygulama geliştirme, program bakımı, hizmet alımı, bakım onarım, Genel Müdürlük ve taşra teşkilatında her düzeydeki bilgisayar kullanıcısının sorunlarını çözme vb. birçok faaliyet ve işlevleri vardır. Bu faaliyet ve işlevler statik değil dinamik bir yapıdadır ve her birinin diğeri ile organik bir ilişkisi vardır.
Bu anlamda da bu faaliyetlere uygun ve yeni bir anlayışta bir organizasyona ihtiyaç vardır. Bu organizasyonda proje liderliği çok önemlidir. Dolayısıyla da proje liderinin kurumun genel müdürü olması zorunludur. Projenin sürekliliği; her hal ve şartta kesintiye uğramaması, yeniden yapılanmanın getirebileceği her türlü direnişe karşı koyabilmek, proje önündeki engelleri aşabilmek ve projenin tanıtımı proje liderinin sorumluluğundadır.
Proje lideri, proje sorumlusu ile hiçbir ara kademe olmadan direkt bağlantıda olmalıdır. Proje sorumlusu bilişim yönetiminin en kilit kişisidir. Başarı ve başarısızlık bu kişinin seçimi ile ilgilidir. Bilişim yönetimi; çağdaş yönetim becerisinin yanı sıra bilgisayar uzmanlığı konusunda da ciddi bir birikim gerektirir. Kamuda bu konuda da pek çok yanlış uygulama mevcuttur.
BİM bünyesinde iş organizasyonunun çok açık ve net tanımlanmış olması, bunları yerine getirecek yetenek ve tecrübede teknik ve idari bir kadronun oluşturulmasının yanı sıra;
Bilgi İşlem Merkezi;
- Bağımsız
- Her türlü etkiden (baskıdan) uzak
- Kararları uygulatma ve yaptırım gücüne sahip
- Bilgi sistemlerinin standartlarını koyan
- Ve bunları denetleme fonksiyonuna sahip
- Sistemin koordinasyon görevini üstlenen
bir yapıda olmaladır .
5 kişilik bir ekiple yola çıkan bilgi işlem merkezi 3 aşamadan geçerek organizasyon yapısı 3 yılda orta boy bir bilgi işlem merkezi durumuna gelmiştir. Bu da çok yoğun uğraşlar sonucu olmuştur. Projenin önünün tıkanmaması ve olası bürokratik değişmelerden projenin hedefinden saptırılmaması için burada anlatılan anlayış ve felsefenin tüm teşkilat tarafından kavranması da bir zorunluluktur.
3 - Zaman Planı
Birçok faaliyetin birbiriyle paralel, aynı anda yürütülmesi, bir iş yürürken diğerinin beklememesi vb. etkin bir proje zaman yönetimini de bilgi işlem projelerinin başarısı için gerekli kılmaktadır.
Projenin başlangıç aşamasında (kısa, orta, uzun vade şeklinde) hedeflerin belirlenip zaman takvimine bağlanması yeterli değildir. Projenin tesadüfi yürüyen bir hale gelmemesi için kısa,orta,uzun vade şeklinde her birinin 1,5-2 yılı kapsayan zamanın da kendi içinde nihai hedefi gözardı etmeksizin mümkün olan en küçük zaman dilimleri şeklinde planlanması gerekir. Bu bir defada oluşturulacak bir eylem değil, tekrar tekrar gözden geçirilecek, yenilenecek bir eylemdir.
Burada dikkat edilmesi gerekli nokta; geride iş bırakmamaktır. Kamuda istenilen zamanda, istenilen beklentilerin karşılanmasının güç olduğu herkes tarafından bilinmektedir. Bu da çetin bir mücadele gerektirir. Yoksa yapılan zaman planlarının tamamı kağıt üzerinde kalır.
MEOP'nin en büyük problemi zamana karşı yarıştır. Zaman dilimi olarak projenin 3/4 ‘ünü geride bıraktığımız şu noktada çeşitli nedenlerle projede öngörülen hedeflerde 9-12 aylık bir gecikmenin söz konusu olduğu bir gerçektir. Bu telafi edilmeye çalışılmaktadır. Ama kamuda dikkat edilmesi gereken bunun bile tek başına büyük bir başarı olduğudur.
Bu gecikmede temel birkaç unsur etkili olmuştur. Birincisi; ilk sınavla alınan elemanların yedeklerinin işe başlaması 1,5 yıl gecikmiştir. İkincisi, ihale için para talep etme ve ihaleyi gerçekleştirme arasında 1 yıl gibi uzun bir sürenin olması. Üçüncüsü, yetişkin olmayan elemanla işe başlamaktır. Dördüncüsü, verinin toplanması, düzenlenmesinin bizim dışımızdaki birçok etkene bağlı ve zor bir iş olması (tapu taraması,geçmişe yönelik bilgiler vb.).
Artık aynı kapsam ve büyüklükteki bir proje maksimum 3 yıl gibi bir sürede neticelendirilebilecek düzeye gelinmiştir.
MEOP projesinde uygulanan zaman planında hiçbir şey rastlantıya bırakılmamıştır. Kimin, ne zaman, nerede, ne yaptığı projenin her aşamasında önceden bilinmektedir.
4 - Teknik Şartname ve İhale
MEOP çerçevesinde kullanılacak olan bilişim teknolojisinde hedefimiz, dünya normlarına göre ileri olan teknolojidir. Bunun için de projede, ‘gereksinime uygun teknoloji' yerine, teknolojide ‘dünyada en yeni ve doğru olan'a erişebilme çabası gözetilmiştir. Bilişim teknolojileri en hızlı gelişen ve değişen teknolojilerdir. İşin zorluğu buradadır.
MEOP tahmini maliyeti 15 milyon $ civarındadır. Bugüne kadar;
· 1.İhale (22.12.1995) 1.135.000 $
· 2.İhale (23.12.1996) 1.700.000 $
· 3.İhale (26.11.1997) 738.000 $
· 4.İhale (14.05.1999) 2.350.000 $
· 5.İhale (10.05.2000) 5.670.000 $
· TOPLAM : 11.593.000 $
İhalelere ilişkin teknik şartnamelerin tümü MİLE-BİM tarafından hazırlanmıştır. İhalelerin tümünde;
-Teknik puanlama yapılmış
-Açıklık
-Maliyet-Fayda optimizasyonu
-İleri teknoloji
ilkeleri benimsenmiştir.
Bu noktada birkaç kıyaslama yapmakta fayda var.
Birincisi son 10-15 yıldır yaygın olarak Dünya Bankası tarafından yürütülmekte olan projelerle, MEOP'nin maliyet açısından kıyaslanması. Donanım ve yazılım büyüklüğü bakımından MEOP'nden 1/3 oranında küçük olan projeler, Dünya Bankası'nca 60-70 milyon $ civarında gerçekleştirilmeye çalışılmaktadır. Bu, görülen/bilinen maliyet. Daha korkunç olanı proje bitiminde (ki süresinde veya normal biten proje var mı bilmiyorum) işletim esnasında ortaya çıkan maliyet.
İkincisi ‘out sourcing' dış kaynak kullanımı ya da yaklaşık eski adıyla ‘anahtar teslim' projeler. Teknik şartnameyi ve kontrolörlüğü danışman firmaya yaptırıp, ihaleye çıkmak. Dış kaynak kullanımında temel amaç maliyet düşüşü sağlamak. Gerçekten öyle mi oluyor? Ülkemizde tam tersi.
Neden;
1- Bu hizmeti getiren firmanın (örn. yazılım) aynı hizmeti çok sayıda müşteriye satması halinde maliyetler düşebilir. Kamuya özel yazılım üretildiği için kısa vadede bu mümkün gözükmüyor.
2- 10 yılı aşkın uzun süreli sözleşmeler hazırlanması gerekirken, bizde 2-3 yılı geçmiyor.
3- Dış kaynak kullanımından önce ciddi bir hazırlık evresinin yaşanmaması
4- Hizmet satın alan kurumun BİM'nin tasfiyesi gerekirken, bu da bizde tersine işliyor.
5- Etkili sözleşme yönetimi. Bu da danışman firmaya bırakılıyor ya da bu cümleden sadece cezai
hükümler anlaşılıyor vb.
Üçüncüsü, ileri teknoloji satın alınıyor, fakat işletilemiyor. Örneğin son model PC alınıp, aptal terminal gibi kullanılması.
Sonuç olarak bir değerlendirme yapabilmek için bizce can alıcı nokta; bilgi teknolojilerinin kamu yönetiminde kullanılması, kamu hizmetlerinin kalitesi, maliyeti, böylesi bir sistemin getireceği dolaysız ve açık kamu-birey ilişkileri üzerindeki etkileridir.
5 - İnsan Kaynakları
Projenin sürekliliği, insan kaynaklarına bağlıdır. Hizmet sunan bir örgütün en önemli kaynağı insandır. Teknoloji sunan bir örgütün en önemli kaynağı niteliklere sahip insandır. Bilişimde personel niteliği, nicelikten daha önemlidir. MEOP'nin başarısında bunun etkin bir rolü vardır. Son 4 yılda bu projedeki insan kaynaklarının dağılımı aşağıdaki tabloda gösterilmiştir.
1995/96 1996/97 1997/98 1998/99 1999/2000
Yönetici 1 3 5 5 5
İstatistikçi - 3 4 7 7
Mühendis - 6 14 19 19
Programcı - - 2 2 2
İşletmen - 2 - - -
VHKİ - 4 4 2 -
Memur 4 - 6 6 6
Toplam 5 18 35 41 41
Bir bilgi işlemci iki yıldan önce yetişmez. Kamuda yetişkin eleman tutmak zordur. Kamuda BİM personelinin problemleri oldukça fazladır. Kamuda teknik personelin özlük haklarına gereken önem verilmemektedir. BİM projelerinin başarısızlıklarının en önemli nedenlerinden biri de projenin kurum dışı danışmanlarca yürütülmesinin olduğu artık anlaşılmıştır.
6 - Eğitim
Projenin en önemli hedeflerinden biri olarak belirlenen eğitim başlıca 4 bölümde değerlendirilmiştir.
a- Programcı eğitimi
b- Uzmanlık eğitimi
c- İşletmen ve operatör eğitimi
d- Uç kullanıcı eğitimi
a - Programcı Eğitimi :
33 programcıya 4 grup halinde toplam 8 ay eğitim verilmiştir. Bilgi teknolojilerinin 3 ayda bir yenilendiği günümüzde kamuda şartnamelerin içine sıkıştırılmış, zar zor koşullarda alınan eğitim ancak elinizdeki araçların kullanımı için yeterlidir. Biz deneyimleri aktarmanın da bir eğitim tarzı olduğunu unutmadan, entelektüel açıdan meraklı, özgürce araştırma yapabilen insanlar yetiştirmeye çalıştık.
b - Uzmanlık Eğitimi :
Deneyimleri aktarmayı kendi içimizde eğitime dönüştürdük. Hem mevzuat, hem de teknolojiyi yakalama konusunda kendi kendini yenileme yetisine sahip olduk. Kamuda en büyük tehlikelerden bir tanesi de, zaman içinde elemanlarınızın niteliğini yitirmesidir. Uzmanlık eğitiminden beklenen; tek başına il çalışmasına gittiğinde karşılaştığı problemleri çözebilen, projenin gerektirdiği her işten anlayan, ama kendi uzmanlık alanında bir adım önde ve bütün bunlar dışında en önemlisi diğer insanlarla bir ekip halinde çalışabilen insanlar yetiştirebilmektir.
c - İşletmen ve Operatör Eğitimi :
Her bir ilde ve ilçede kurulacak olan bir sistemin kesintisiz çalıştırılabilmesi yerinde idare ile mümkündür. Bunun için sistemin kurulduğu her yerde çalışanlar arasında seçtiğiniz kişilere uç kullanıcı eğitiminin yanısıra sistem odasında karşılaştığı sorunları çözebileceği veya merkeze aktarabileceği düzeyde işletmen eğitimi verilmektedir.
d - Uç Kullanıcı Eğitimi :
Projeye başladığımızda ‘‘Milli Emlak Genel Müdürlüğü merkez ve taşra teşkilatında bilgisayar kullanmayı bilmeyen kalmayacaktır'' sloganı ile yola çıktık. Bugüne kadar 1000'den fazla uç kullanıcıya Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel, çevre birimleri, iletişim, uygulama programları eğitimleri verilmiştir. Tüm eğitimlerin sonunda yazılı sınav yapılarak kişilerin durumları değerlendirilmiştir.
MEOP olarak tüm Türkiye'de uç kullanıcıya yönelik izlediğimiz strateji belli adımlar izlemektedir.
Bunlar;
· Bilgisayara karşı yabancılığın giderilmesi
· Bilgisayar okur yazarlığının artırılması
· Bilgisayarın giderek çalışma ortamının bir parçası haline getirilmesi
· Bilgisayarın, görevlerin yerine getirilmesinde her zaman en büyük desteğin alındığı yardımcı bir öğe olarak algılanması
· Bilgisayarın vazgeçilmez bir unsur haline getirilmesi
Bilgisayara geçen illerde yukarıdaki ilk üç aşama başarılı bir şekilde geçilmiştir. Bazı illerde 4'üncü aşamaya, bazı illerde 5'inci aşamaya gelinmiştir. Uç kullanıcıya projenin amacı anlatılmadan, onların aktif desteği sağlanmadan hiçbir proje başarıya ulaşamaz. Bu da tam anlamıyla bir süreç yönetimidir.
Kamuda çalışan bilgi işlemcilerin en fazla hayıflandıkları şudur: ‘'En son teknoloji makineleri götürüyoruz, en kullanışlı programları yazıyoruz, 2 gün sonra makineler bozuluyor, programları çalıştırmamak için akla gelmez bahaneler yaratılıyor, bize kimse sahip çıkmıyor, onca emek boşa gidiyor, suçlu yine biz oluyoruz.'' Evet, doğrudur. Bu boyutu ile olmasa da bizim de yaşadığımız benzer örnekler vardır.
Bilerek veya bilmeyerek yapılan (uç kullanıcı, ara kademe veya üst yönetim), bizim ‘her türlü direniş' diye nitelendirdiğimiz durumlara karşı BİM yönetiminin bir stratejisi olmalı ve bunu da uygulamaya koyabilmelidir.
7 - Uygulama Yazılımları
Yazılım üretimi bilgi çağına girerken en önemli sektörlerden biri durumuna gelmiştir. Ülkemiz bu konuda Pakistan, Hindistan ve İsrail'in oldukça gerisinde kalmıştır. Herkesin bildiği gibi Bill Gates Windows 95'i 3 yılda 500 kişi ile tamamlamıştır.
MEOP'nin en önemli kısmı uygulama yazılımlarıdır. Nitekim, otomasyon projesinin başarısı, en son teknolojiyi kapsayan bir bilgisayar sisteminin alınmasından ziyade, kaliteli uygulama yazılımlarına da bağlıdır.
MEOP programlarının hemen hepsi çok kullanıcılı, ilişkisel veri tabanı kullanan, çeşitli iletişim yapıları kullanarak diğer sistemlerle bağlantısı öngörülen büyük kapsamlı uygulamalardır.
Böyle büyük kapasitede bir projenin uygulama yazılımlarının kodlanması, test, eğitim ve mevcut bilgilerin sisteme aktarımı aşamaları belirli bir süre gerektirecektir.
Bilgisayar yazılımı donanımdan farklı olarak, görülmeyen mantıksal öğelerden oluşturulmaktadır. Bu nedenle hata ve eksikliklerini bulmak ve gidermek kolay olmamaktadır. Kullanım aşamasında karşılaşılabilen yanlış sonuçların nedeninin araştırılması ve düzeltilmesi de büyük bir emek ve zaman gerektirmektedir.
Bilişim yatırımlarında yazılımın, donanım maliyetinden çok daha fazla yer tutmasının nedeni de budur.
1981 yılında ilk uzay mekiği uçuşu, kalkışa 20 dakika kala iptal edildi. İptalin nedeni olan hata binlerce saatlik sınamaya karşın bulunamamıştı. Sonuç olarak, bir programcının yazılım zamanlamasını saniyenin 1/30'u kadar değiştirmesi sonucu mekikteki 5 bilgisayarın birbiriyle senkronize olmama olasılığı belirmişti. Bu olasılık 1/67 idi. Bu yaşanmış olay yazılımın bilişim sistemi içerisinde ne kadar önem taşıdığını anlatmak için örnek verilmiştir.
Bilindiği gibi MEOP uygulamalarının geliştirilmesi Client/Server (istemci/sunucu) mimarisi üzerinde, relational database (ilişkisel veritabanı) ve object orientation (nesne yönelimli) araçları kullanılarak yapılmıştır. Bunu biraz açacak olursak mantıksal, fiziksel ve kavramsal tasarımı önceden yapılan birbiri ile ve referans tabloları ile ilişkili yüzlerce tablo işin arka planını oluşturmaktadır. Sadece bu kadar da değil, bu yüzlerce tabloyu birbirine bağlayan yüzlerce stored procedure, trigger, script ve tanımlar bütünlüğü. Bununla da bitmiyor iş, bunların yüzlerce makinada aynı anda, bir arada çalıştırılması.
Bildiğimiz gibi günümüzde bu tip büyük uygulamalar ve ticari uygulamalar paket programlar şeklinde hazırlanmaktadır. Bunun başka bir alternatifi yoktur. MEOP'ndeki uygulama programları da bir bütün olarak paketlenmiştir. Bir örnekle açıklamak gerekirse herhangi bir muhasebe paket programı (bizim herhangi bir alt sistem çapında) veya Windows 95 üzerindeki Microsoft Office paketinin üzerinde, kullanıcı isteğine göre değişiklik talep edemez. Ancak release (yayım) ve version (sürüm) değişikliklerinde mantıksal ve fiziksel tasarıma uygun görülür ve dikkate alınır. Daha açık söylenirse Windows 95'te 10-15 adet bug mevcuttur. Bu bilgi işlemciler tarafından bulunmuş, bilgisayar dergilerinde yayınlanmış ve firma tarafından da kabul görmüştür. Binlerce kişi tarafından yıllardır kullanılan bu programlardaki hatalar ancak bir sonraki version'da düzeltilebilecektir.
Bu basit bir maliyet hesabıdır. MEOP uygulama yazılımlarının kodu binlerce sayfadan oluşmaktadır. Programcıların çok iyi bildiği ve günümüzde herkes tarafından da bilinen bir programı yeniden yazmanın, aynı programda değişiklik ve düzeltme yapmaktan daha az emekle, daha kısa sürede olacağı gerçeğidir. Bu konu oldukça teknik bir tartışma olmakla birlikte yürütülen projelerde tıkanmanın ve başarısızlığın temelini teşkil etmektedir.
Yazılımı, yalnızca amaca hitap edecek kodun yazılması olarak görmek yanlış olur. Yazılım ürünlerinin yaşam döngüleri vardır. Danışmanlık ve kullanıcı isteklerinin belirlenmesiyle başlayıp, tasarım analiz ve kodun geliştirilmesi, test, destek ve yazılımın bakımı ve gelişen ihtiyaçların doğrultusunda yenilenmesi şeklinde sıralanabilecek bu süreç, canlı ve yenilenen bir yapıdır.
Programların büyük çoğunluğu uygulamada olduğu halde, toplam kalite anlamında bize göre emsallerinden üstün olan bu yazılımların mutlaka eksik ve yanlışlıkları olacaktır. Bu geçiş süreci kolay olmayacak ve çok büyük sancılar yaşanacaktır. Peki buna karşı izlenecek yöntemler ne olacaktır?
1- Yetkililer (daire başkanı ve müdür) servislerinde yürütülen işlemleri bilgisayarlar aracılığı ile yaptırmalıdır.
2- Yetkililer kendi masalarındaki bilgisayarlar aracılığı ile yapılan işlemleri günlük, haftalık, aylık kontrol etmelidirler.
3- Programları bir bütün olarak çalıştırıp işletmeye özen göstermelidirler.
4- Programlarla ilgili olabilecek her türlü eksik ve aksaklıkları mutlaka daire başkanları imzalı yazı ile iletmelidirler. Kapsam olarak eksiklikleri ve çözüm önerilerini de barındıran bu raporlar olumlu gelişmeleri de içermelidir.
5- Bu raporlar bilgi işlem çalışanlarının moralini kırmak yerine, yazılım geliştirme sürecini iyi kavrayıp çalışanları teşvik eder nitelikte olmalıdır. Eleştiri (olumlu, olumsuz) olmadan gelişme olmaz.
6- Tanımlanmış ve kodlu alanlara yönelik istatistik, rapor, grafik, yazışma gibi taleplerin release (yayım) değişikliği kapsamında belli bir sürede karşılanabileceği fakat version (sürüm) değişikliğine neden olabilecek yeni field (alan), record (kayıt), referans table ve bunların niteliğine ilişkin değişikliklerin 2.Version yazılımında mümkün olabileceğini yine de mutlaka bildirilerek yeni tasarımda bilgi birikimine katkısı göz önüne alınmalıdır.
Ülkemizin en büyük yazılımı ‘tamamen kendi olanaklarımızla' üretilmiştir. MEOP 24 alt sistemden oluşmaktadır. Her bir alt sistem bir proje niteliğindedir. Yazılımlar toplam : 150 modül, 232 tablo, 120 referans tablo, 1295 kolon, 387 index, 514 trigger, 613 stored procedure, 1000 aşkın pencere, 500'ü aşkın rapor, istatistik ve grafikten oluşmaktadır. Ağ üzerinde yüzlerce makinada aynı anda çalıştırılmaktadır. Tüm yazılımlar; doğruluk, güvenirlik, verimlilik, gizlilik, kullanışlılık, yeniden kullanılabilirlik, esneklik, taşınabilirlik, bağlanabilirlik, doğrulanabilirlik, bakım kolaylığı ve yönetilebilirlik özelliklerine sahiptir.
Programlarımızdan, 14 alt sistemin yazılımına Ocak 97'de başlanmış, Ocak 98'de uygulamaya konulmuştur. 8 alt sistemin yazılımına Şubat 98'de başlanmış, Ekim 98'de uygulamaya konulmuştur. Bu alt sistemler ve bu sistemleri oluşturan modüller şunlardır :
TAŞINMAZMAL BİLGİ SİSTEMİ
1. Taşınmazmal İşlemleri
· Tescilli Taşınmaz mallar
· Devletin Hük. ve Tas. Altındaki Taşın.
· İlişikli Taşınmaz mallar
· Taşınmaz mal Üzerindeki İdare Şek.
· Taşınmaz mal Üzerindeki İşlemler
· Hak ve Mükellefiyetler
· Hissedarlık Bilgileri
· Şerhler
· Beyanlar
· Geldi/Gitti Bilgileri
8. Takdir ve Tevzii İşlemleri
· Uluslararası Anlaşmalar
· Müracaat Sahipleri
· Komisyon Kararları
· Varisler
· Prensip Kararları
· Birim Bedelleri
· Ödeme Bilgileri
· Taşınmaz malın Millileştirildiği Tarihteki Bilgileri
2. Satış İşlemleri
· Satış
· Kıymet Takdir
· Tarım Arazisi
· Talep İşlemleri
· Tarım Toprakları Kapsam Dışı Olan Taş.
· Bilgi-Belge
9. Mülkiyet Hakkı İşlemleri
· İzale-i Şuyu İşlemleri
· Adli Davalar
· Tescil İşlemleri
· Define Arama
· İşgalli Taşınmaz mallar
3. Kira İşlemleri
· Kira
· Kiracı
· Tahsilat
· Kıymet Takdir
· Ecrimisil
· Muhtaç Çiftçi
· Yıllık Oranlar
· Yıllık Kira Bedelleri Tespiti
· Yenileme Yıllık Kira Bedelleri Tespiti
· Bilgi-Belge
10. Uluslararası Emlak İşlemleri
· Taşınmaz mal
· Kira
· Ecrimisil
· İzale-i Şuyu
· Kamulaştırma
· Hissedarlık
· Bankalar
· Yatan Paralar
· Çekilen Paralar
· Taşınırmal
4. Tahsis İşlemleri
· Tahsis Talep
· Tahsis
· Tahsis Değişiklik
· Tahsis Kaldırma
· Bilgi-Belge
11. Onarım İşlemleri
· Onarım Ödenek Bilgileri
· İnşaat Yatırım Projeleri
· Diğer Yıllar Yatırımları
· Mevcut Hükümet Konağı Bilgileri
· Yapılması Düşünülen Hükümet Konağı Bilgileri
5. İrtifak Hakları İşlemleri
· İrtifak Hakkı Talep İşlemleri
· İrtifak Hakkı Kaldırma İşlemleri
· Yıllık Bedeller Girişi
· Yıllık Oranlar Girişi
· Bilgi-Belge
12. Kamu Konutları İşlemleri
· Tahsis Talep
· Bina Bilgileri
· Daire Bilgileri
· Kira Bilgileri
· Oturan Bilgileri
· Tahsilat Bilgileri
· Birim Bedeller Girişi
6. İmar İşlemleri
· Terk işlemleri
· İfraz İşlemleri
· Tevhid İşlemleri
13. Devir İşlemleri
· Bedelsiz Devir
· Tapu Tahsis Belgeleri
· Sit Alanları
7. İdari Davalar
· Dava
· Savunma
· Ana Kararlar
· Dava Sonucu
14. Kamulaştırma
· Satın alma
· Kat Karşılığı İnşaat
· Bağış
· Trampa
DİĞER İŞLEMLER BİLGİ SİSTEMİ
1. Taşınır mal İşlemleri
· Taşıt Bilgileri
· Taşıt Satış Bilgileri
· Taşıt Tahsis Bilgileri
· Diğer İşlemler Bilgileri
· Diğer İşlemler Satış Bilgileri
6. Evrak İşlemleri
· Gelen Evrak
· Gelen Faks
· Giden Evrak
· Onay
· Dosya
· Arşiv
· Evrak Takip
2. Bordro İşlemleri
· Memur Sicil Bilgileri
· Vergi İadesi
· Fon
· Katsayı
· Kazanç ve Kesintiler
· Gösterge Tablosu
· GİG Fonu Katsayı Tablosu
· Farklar
7. Tahakkuk ve Donatım İşlemleri
· Demirbaş
· Telefon
· Hat Takip
· Fatura Takip
· Fatura Ödeme
· Tüketim Malzemeleri
· Diğer Giderler
· Fatura
· Ödeme Bilgileri
3. Personel İşlemleri
· Personel Bilgileri
· Kadro
· Bulunduğu Memuriyetler
· Yer Değiştirme
· Yıllık İzinler
· Diğer İzinler
· Geçici Görev
· Ceza
· Yabancı Dil
· Öğrenim Durumu
· Resim
· Personel Adres ve Telefon Bilgileri
8. Bütçe ve Ödenek İşlemleri
· Bütçe Bilgileri
· Ödenek Talep
· Serbest Bırakma
· Gönderme
· Bloke
· Aktarma
· Ödeme
· Tenkis
4. Mevzuat
· Kanunlar
· K.H.K.
· Yönetmelikler
· Tüzükler
· Genelgeler
· Genel Tebliğler
9. Eğitim İşlemleri
· Eğitim
· Kütüphane
· Yayın Talepleri
· Yayın Dağıtım
· Yazar Bilgileri
5. Teknik İşlemler
· Probina
· Hakediş
10. İstatistik
· Aylık istatistikler
· Yıllık istatistikler
Her bir program uygulamaya konulmadan önce analiz testi, BETA testi, performans testinden geçirilmiş ve kullanım kılavuzu hazırlanmıştır. Ocak 99- Nisan 99 döneminde uygulama programlarına yönelik bir ‘iyileştirme dönemi' yaşanmıştır. Artık elimizdeki kadro ile bir yılda yazılan programlar 6 ayda yazılabilir duruma gelinmiştir. Özellikle yazılım geliştirme, yoğun emek gerektirir. Yeni işe alınan personel, tecrübeli personelin 1/3 kadar üretkendir. Gerçek anlamda bir projenin büyüklüğü ürettiği ve işlettiği yazılımla ölçülür.
8 - Taşra Teşkilatı Çalışmaları
MEOP'nde bilgisayara geçirilmeye çalışılan en ufak bir il ile, Genel Müdürlükte yapılan çalışma arasında bizim açımızdan bir fark yoktur. Öncelik açısından ele alınırsa iller, bu projenin temel taşlarıdır. Gerçektende mantıksal tasarım incelendiğinde görülecektir ki, taşınmaz mal bilgi bankasının oluşturulması, bilginin güncel tutulması, programların yapısı vb. bir çok nedenle projenin önceliği, yoğunluğu illerde yürütülen çalışmalar olmalıdır. Tüm Türkiye'de illerdeki çalışmalar bitirilmeden Genel Müdürlükte istenilen performansa ulaşmak zordur. İşte sadece bu yaklaşım bile 2000 yılına gelinmeden projenin bitmiş sayılamayacağı gerçeğini güçlendirir. Bunun tersi bir anlayış ve yaklaşım işin kolayına kaçmaktır.
Bu konuda kamuda yürütülen projelere baktığımızda yapılan en büyük hata merkeze önem vermek, bütün işleri merkezde çözmek, yapılan işin pazarlamasının merkezde daha kolay olması ve bu durumun üst yönetimin de işine gelmesi (mutfak,vitrin esprisi), taşrayı yok saymak, projeleri ilerde içinden çıkılmaz hale getirmektedir.
MEOP kapsamında 1996 yılında Genel Müdürlük ve 2 il, 1997 yılında 13 il,1998 yılında 6 il olmak üzere toplam 21 ilde otomasyona geçiş çalışmaları tamamlanmıştır. 1999 yılında 21 il ve 41 ilçenin gerekli iletişim ve donanım altyapısı tamamlanmış olup,toplam 42 il ve 41 ilçede standart olarak uygulamaya konan aşağıdaki program doğrultusunda çalışmalara başlanılmıştır.
İL ÇALIŞMA PROGRAMI
İlk Görüşme ve Uygulamaya Başlangıç
MEOP 'un tanıtımı
Zaman planının tartışılması
Zaman planının netleştirilmesi
Varsa eksikliklerin giderilmesi
Donanımın gözden geçirilmesi
User 'ların yaratılması
LAN testi
Open-Client 'ların yüklenmesi
Uygun görülen programların yüklenmesi
Turpak ve WAN testi
Sonuçların değerlendirilmesi
Eğitim
Uç kullanıcı eğitimi (Windows 95, MS Office)
Programların kullanım eğitimi (Evrak, Taşınmaz vb.)
İşletmen eğitimi (UNIX, NT, İletişim, Database)
Sonuçların değerlendirilmesi
Bilgi Girişi
Tapu Sicil Müdürlüklerinin analizi ve planlama
Tarama kontrol ve denetim ekiplerinin kurulması
Ekiplerin bilgi girişi konusunda eğitimi
Sonuçların değerlendirilmesi
Saha çalışması
Bilgisayara Geçmiş Yerlerde Tapu Taraması
Bilgisayara Girilmiş Bilgilerin Manyetik Ortama Alınması
Bilgilerin sağlıklı olup olmadığının kontrolü
Bilgilerin Taşınmaz Mal Bilgi Formu formatında düzenlenmesi
Formların dökülmesi
Sonuçların değerlendirilmesi
Bilgisayarı Olmayan Yerlerde Ekiplerin Tapu Taramasında Görevlendirilmesi
Tapu Kütük Taraması ve Bilgi Formlarının Doldurulması
Sonuçların değerlendirilmesi
Bilgilerin Birim Kontrolü ve Eksikliklerin Giderilmesi
Esas defter kontrolü
Dosya Kontrolü
Eksikliklerin giderilmesi
Sonuçların değerlendirilmesi
Formların Bilgisayar Ortamına Aktarılması
Formların tasnifi
Formların ICR 'de okutulması
Bilgilerin revizyonu
Bilgilerin kartuş ortamına aktarılması
Bilgilerin veritabanına yüklenmesi
Sonuçların değerlendirilmesi
Alt Sistem Programlarının Yüklenmesi ve Çalıştırılması
Programların yüklenmesi
Güvenlik sisteminin kurulması
Geçmiş bilgilerin yüklenmesinin planlanması
Uygulama programlarının eğitiminin verilmesi
Sonuçların değerlendirilmesi
Dosya ve Dosya Sisteminin Kurulması
Dosya standartlarının belirlenmesi
Maliyet analizi ve ödenek talebi
Dosya temini Sistemin oluşturulması
Sonuçların değerlendirilmesi
Proje Değerlendirme Kitapçığı'nın Hazırlanması
Demo ve Açılış
Otomasyon çalışmaları esnasında gerek görülen illerde tefrişat yenilenmiş, banko sistemine geçilmiştir.
Tüm bu çalışmalar için illerde toplam 1408 gün/adam 14080 saat görev yapmıştır. Bunun sonucu olarak Milli Emlak'ın yıllardır birikmiş problemlerinin tamamının çözümü taşra teşkilatı tarafından bilgi işlemden beklenilir duruma gelinmiştir.
Geri kalan 38 ilin ve şef bulunan büyük ilçelerin otomasyona geçirilmesi için gerekli teknik çalışmaların yapılması ve tespit edilen donanım parkı ile altyapının temini konusunda ihtiyaç duyulan kaynağın bulunması konusunda çalışmalara başlanılmıştır.
9 - Bilgi Girişi Projesi
Bugüne kadar otomasyon projelerinde en büyük darboğaz bilgi girişinde yaşanmıştır. Milli Emlak'ta her türlü bilgi esas olarak taşra teşkilatında tutulmaktadır. Manuel olarak tutulan bu kayıtlar Taşınmaz malın ve üzerinde yürütülen işlemlerin dinamik yapısı ve yetersiz elaman neticesinde hızla güncelliğini yitirmektedir. Bu nedenle Milli Emlak bilgi girişi projesinin diğer projelerden farkı ve zorluğu şudur. Tapu taramasının tüm ilçelerde yapılması ve geçmişe yönelik bilgilerin derlenmesi zorunluluğu. Tapu taraması 6 ay ile bir yıl arasında zaman almaktadır. Tapu taraması esnasında 7 çeşit form doldurulmaktadır. Bu formlar:
1- Tescilli Taşınmaz mal bilgi formu
2- Tescilsiz Taşınmaz mal bilgi formu
3- İlişikli Taşınmaz mal bilgi formu
4- Taşınmaz malın geldi si gitti si formu
5- Taşınmaz malın tapu kaydı şerhleri formu
6- Taşınmaz mal üzerindeki hak ve mükellefiyetler
7- Taşınmaz malın tapu beyan bilgileri formu
Bu formlar otomasyona geçecek illere yeterli miktarda dağıtılmış, form doldurma kılavuzu hazırlanmış, form doldurma eğitimleri verilmiştir. Bu esnada birçok ilde dağınık durumda bulunan dosyalar eksikleri giderilerek, tek elde toplanıp, yeni dosya sistemi kurulmuştur. Bir defaya mahsus bir çalışmayla tapu taraması sırasında doldurulan bilgi formları ICR (Image charecter recognatıon) vasıtasıyla bilgisayar ortamına atılmış, zaman ve eleman tasarrufu sağlanmıştır. Daha da önemlisi 21 ilde otomasyon öncesi toplam 550 bin olarak bilinen taşınmaz mal sayısının şu anda 705 bin olduğu görülmüştür. Bu rakam daha da artacaktır. Tek başına bu bile MEOP'nin kazanımları konusunda en somut göstergedir.
10 - Ofis Otomasyonu
Bill Gates ‘kağıtsız büro büyük bir hayaldir.' demektedir. Fakat kağıtsız ortama geçişte atılacak ilk adım ofis otomasyonudur. MEOP çerçevesinde merkez ve taşra birimlerinde tüm daktilolar kaldırılmıştır. Amaç; mekan ve zaman sınırlaması olmadan elektronik ortamda yazışmaların yapılması ve iletişimin sağlanmasıdır.
Milli Emlak'ta mevzuatın yoruma dayalı oluşu, bir işlemin diğer bir işlem için her zaman örnek teşkil etmemesi vb. nedenlerden dolayı, yazılan bir yazı defalarca bir üst tarafından değiştirilmekte ve bu muazzam bir kağıt ve zaman sarfiyatına sebebiyet vermekteydi. Ayrıca yazışmaların yoğunluğu ve çeşitliliği nedeni ile geçmişte insanlar uzun süre daktilo kuyruğunda bekliyordu. MEOP'si kapsamında bu ve benzeri sorunlar çözülmüştür.
Ayrıca tüm uygulama programlarımızda yazışmalar kısmı mevcuttur. Matbuu nitelikteki yazışmaların tümü değişkenleri veri tabanından çekerek program içinden bir tuşla hazırlanmaktadır. Bu yazışmalarda belli bir standardı ve müthiş bir hızıda beraberinde getirmektedir. Ofis otomasyonu konusunda planlanmış ,atılacak daha birçok adım mevcuttur.
11 - Dokümantasyon
Gereksinimlerin toplamını, emeğin ulaştığı noktayı, toplam kaliteyi belirlemek için yaptığını yaz, yazdığını yap. Otomasyon projelerinin başarısı tüm faaliyet ya da süreçlerin dokümante edilmesinden geçiyor. Bu proje takımının bilgiyi paylaşmasını ve bilgiye erişimini hızlandırmayı beraberinde getiriyor. Bu amaçla toplam 4000 sayfaya yakın doküman üretilmiştir. Bunların başlıcaları;
· Sistem analizi ve tasarım çalışması
· Uç kullanıcı eğitim kılavuzu
· Program kullanım kılavuzu
· Programcı el kitapçığı
· Taşınmaz mal bilgi formu doldurma kılavuzu
· Kod kitapçığı vb.
12 - Kodlama (Bilgi Standardı)
Mahalle ve köy kodlarının olmadığı bir ülkede bilgi standardından bahsetmek mümkün mü? Kodlanmayan bilginin analizi ne kadar sağlıklı yapılabilir? Bu soruları çoğaltmak mümkün. Bilgisayarınızı bilgi çöplüğüne çevirmemek için mümkün olan her bilgiyi kodlayın. Bilgi işlem projelerinde yapılan yanlışlardan biri de budur. Aynı zamanda kodlanma yazılımın kalitesinin de bir göstergesidir. Bu amaçla MEOP'nde 120 kod türünde toplam 33.000 adet bilgi kodlanmıştır. Bu adetler sürekli artış göstermektedir. Bunlardan bazıları;
İl Kodları
Alt Birim Kodları
Taşınmaz mal Cins Kodları
İnşaat Tür Kodları
Birim Kodları
Şube Kodları
İlçe Kodları
İşgal Tür Kodları
Taşınmaz mal Üzerindeki İşlem Tür Kodları
Kesinti Tür Kodları
Taşınmazmal İdare Şekilleri Kodları
Hak Ve Mükellefiyet Kodları
Mahalle-Köy Kodları
Uyruk Tür Kodları
Taşınmaz mal Çıkış Tür Kodları
İmar Tür kodları
Taşınmaz malların İmar Özellikleri Kodları
Taşınmaz mal Sınıf Kodları
Kurum Kodları
Banka Kodları
İhale Tür Kodları
Kurum Ana Kodları
Saymanlık Kodları
Satış Tür Kodları
İdare Kodları
Onarım Nitelik Kodları
Marka Kodları
Bütçe Durumuna Göre İdare Tür Kodları
Bilgi Belge Durumu Kodları
Isınma Tür Kodları
Hesap Tür Kodları
Ülke Kodları
Taşınmaz mal Çıkış Tür Kodları
Edinme Şekli Kodları
Dava Tür Kodları
Kamu Konutları Tür Kodları
Kamu Konutları Yasa Kodları
Tebliğ Kodları
Mevzuat Tür Kodları
Satış Yasal Dayanak Kodları
Karar Kodları
Fiili Durum Kodları
Eğitim Düzeyi Kodları
Bulunduğu Yer Kodları
Görev Yeri Kodları
İmar Yasaları Kodları
Muhafaza Edildiği Yer Kodları
Kiralama Kodları
Dil Düzeyi Kodları
Mahkeme Kodları
Taşınır mal Edinme Şekli Kodları
Uluslararası Emlak Yasal Dayanak Kodları
Taşınır mal Kodları
Dava Tür Kodları
Milli Emlak Şube/Servis Kodları
Evrak İzleme Kodları
İmar Tür Kodları
İller PTT Alan Kodları
Kadro Tür Kodları
Cins Ana Kodlar
Gider Tür Kodları
Satış Cins Kodları
Özel Satış Tür Kodları
Taşıt Tür Kodları
13 - İstatistik Ve Masaüstü Yayıncılık
Üst düzey yöneticilerin,devlet idaresinde etkinliğinin sağlanması, görevlerinin tam ve verimli bir şekilde zamanında yerine getirilebilmesi, kuruluşun amaçlarına tam olarak ulaşabilmesi için bilgi teknolojinin sunduğu nimetlerden faydalanmaları zorunlu hale gelmiştir.
Bilgisayar desteksiz bir bilgi sistemi görmek günümüzde imkansızlaşmıştır. Bilgi sistemleri,üst düzey yöneticilerin bilgisayar faaliyetlerinden bekledikleri faydaların somutlaştığı sistemler olmak zorundadır.
Rakamlarla konuşmayı öğrenmeliyiz. İstatistik olmadan çağdaş yönetim olamaz. Evet, birde buna “rakamlar yalan söylemez “i eklemek istatistik ve buna bağlı olarak bilgi sistemlerinin önemini anlatmak için yeterlidir. Bütün bilgisayar projeleri Yönetim Bilgi Sistemi ve Karar Destek Bilgi Sistemini hedeflemelidir. Yoksa projede son nokta konulmuş, proje bitmiş sayılmaz.
MEOP'nde bilgi sistemleri kendi içinde işlevleri ve hizmet sundukları kesimler itibarı ile şunlardır.
Genel Müdürlüğümüzce yapılan tüm işlemlere ait istatistik ve grafikler aylık ve yıllık olarak MEOP‘nin başladığından bu yana düzenli olarak çıkarılmaktadır. Hedefimiz; Genel Müdürlük ve tüm illerde yıllık, aylık, hatta günlük istatistiklerin alınabilmesi ve tüm kamuoyuna yayınlanması olmalıdır. Yetersiz olduğumuz bir nokta Yönetim Bilgi Sistemi ve Karar Destek Bilgi Sistemini bugün için tam olarak oluşturamadığımızdır. 2000 yılı boyunca geri kalan 38 ilin otomasyonu ile birlikte bu konunun öncelikli gündem maddemiz olacağı kesindir.
Ayrıca Genel Müdürlüğümüzce yapılan çalışmalarla ilgili olarak çıkarılacak olan broşür, kitapçık vb. yayınlar merkezimizce çıkarılmaktadır.
IV - NEREDEYİZ (BUGÜN NE YAPIYORUZ)
Günümüzde belirli bir zaman içerisinde kamuda bir proje yürütmenin ve sonuçlandırmanın zorlukları herkes tarafından bilinen bir gerçektir. Bilgi işlem faaliyetleri bir bütündür ve birbiriyle paralel yürütülmek zorunda olan birçok projeden oluşmaktadır. Bilgi işlem projelerinin yönetimini zor kılan ve diğer projelerden ayıran özelliklerden biriside belli bir zaman kesitinde projenin başarısını ölçmenin çok zor bir iş olmasıdır.
Projenin son çeyreğine girdiğimiz günümüzde “Bugün ne yapıyoruz?” sorusunun cevabı birinci olarak göze gözükmeyen ama aksatmadan yürütmek zorunda olduğumuz “günlük işler” diyebileceğimiz aşağıda belirtilen mevcut yapıyı işletmek olmalıdır.
Proje hedeflerinin yanı sıra yukarda ki süreklilik ve her bir alt başlığının uzmanlaşma gerektiren işlemleri kendi içinde organize 20 çalışma ekibi, çalışmalarında kalite ve verimliliği esas alarak yürütmektedir. Matris örgütlenmeyle, proje işleyişinde yönetsel anlamda da örnek bir yapı mevcuttur.
Bunun yanı sıra gözden kaçan bir diğer konuda şudur. Bugün ülkenin dört bir yanına dağılmış 1600 aşkın elektronik aletin sorumluluğu bilgi işlem merkezindedir. Aşağıdaki tabloda dağılımı gösterilen bu aletlerin 24 saat, 365 gün kesintisiz işletilmesi için servis hizmeti verilmektedir. İyimser ve basit bir hesapla bunların günde %1'i servis hizmeti beklese (ki en azından bu iş böyle), buna birde yazılımdan doğan problemler eklenince (ki 3-4 kat fazla olur) ortalama 30 servis hizmeti o gün içinde bekletilmeden çözülmek zorundadır. Proje bittiğinde bu 1600 rakamı 3 bini aşacaktır.
ikinci olarak önceden öngörülemeyen durumlar neticesi projede bugün itibarıyla oluşmuş 9 aylık gecikmenin giderilmesi için çalışmaların hızlandırılması konusunda yöntemler geliştirmektir. Sıfırdan başlanarak gelinen bu nokta beraberinde bir rahatlamayı getirmemeli, tam tersi son noktayı koyabilmek için bütün güçler seferber edilmelidir. Bu anlamda üçüncü olarak geri kalan 38 ilin ve büyük ilçelerin ihalesini tamamlayabilmek için gerekli ödeneğinin teminini sağlamaktır. Bu belki de en zor iştir. Çünkü bir önceki ihalelerde hep öyle olmuştur. Bu konuda da gerekli çalışmalara bugünden başlanılmıştır.
YILLARA GÖRE DONANIM DURUMU
1995 1996 1997 1998 1999 2000
SERVER 4 17 23 48 123
PC 2 141 316 449 962 2625
YAZICI 1 50 110 156 380 1407
UPS 2 15 22 42 689
Diğer 15 54 74 256 409
TOPLAM 3 212 512 724 1688 5253
V - NEREYE GİDİYORUZ (SONUÇ YERİNE)
Dijital çağ, dijital sinir sistemi, WEB tarzı yaşam, Intranet, Internet, Extranet, e-mail e-ticaret vb. günümüzde bilgisayar konusu geçtiğinde herkesin çok rahat tükettiği sözler bunlar. Her kurumun Internet'de WEB sayfası mevcut. Son günlerde moda olan bu basit işlemi gerçekleştirmekle kurumda bilgisayar projesine son nokta konulmuş gibi gösteriliyor. Çözüm mü? Hayır. Sormak lazım. WEB sayfandaki bilgiler kaç MB ve online mı? İşte bu soruya olumlu cevap veren kamu kurumu bu işi bitirmiş demektir. Bugüne kadar ki çabamız bu işin altyapısını oluşturmaktı. Bunu başardığımızı zannediyorum. Artık hedef 2000 yılında ipi birinci olarak göğüslemek, bu alanda çıtayı yükseltmektir.
Gelişmiş ülkelerde bileşim harcamaları Milli Gelirin %4'ü düzeyinde iken Türkiye'de %0,6'dır. Dünyada kişi başına bileşim harcamaları ortalama 60 dolarken Türkiye'de 15 dolardır. Beyaz yakalı her 100 çalışan başına düşen PC adedi Norveç 110, ABD 105, İrlanda 84, İngiltere 57, Avrupa Birliği 54, Türkiye'de ise çok düşüktür. Milli Emlak'ta hedef %60-70'dir. Bu hedefi gerçekleştirmek bile Batı standardında bir proje yürütmektir. 2001 yılında ABD hanelerinin %60'ın PC'e sahip (Türkiye'de % 2) ve bunun %85 i Internet'e bağlı olacağı kesine yakın bir tahmindir. Son fırsat kaçırılmamalı! Bilgi çağı yakalanmalıdır.
Elektronik kamu hizmeti ağları oluşturma konusunda geride kalan ülkeler enformasyon çağına geçişte dezavantajlı duruma düşecekler. Devlet en büyük enformasyon yaratıcısı ve tüketicisi olarak, enformasyon çağında daha kaliteli ve çeşitli hizmetler sunmak için bu teknolojileri kullanarak toplumun bütün kesimlerini kapsayan bir dönüşümde öncü olmak ve yol göstermek zorundadır.
Milli Emlak Genel Müdürlüğü 3 yıl önce Maliye Bakanlığında bilgisayarlaşma konusunda sonuncu durumda iken bugün bilgi işlem anlamında her alanda birinci duruma gelmiştir. MEOP'un etkileri sonucu son 2 yılda bakanlık içindeki diğer birimlerde de bir hareketlenme, bir sıçrama, yeniden yapılanma olduğu söylenmektedir. Bu projemizin ölçülemeyen dolaysız etkileridir. Fakat daha katedilmesi gereken çok yol, yapılması gereken çok iş vardır. Henüz kapağı açılmamış, sırası geldiği zaman uygulamaya konacak bir çok projemiz mevcuttur. Artık hedef ülkemizin en iyi bilgi işlem merkezine sahip olmaktır. Bu hayali bir hedef değildir.
Sonuç olarak, projenin bitiş tarihinin Aralık 2000 olduğu, proje çalışanlarının tüm Milli Emlak çalışanlarının desteğine ihtiyacı olduğu unutulmamalıdır. Her türlü etki ve baskıdan uzak, bilgi işlem çalışmasının bir gönül işi, sabır işi,olduğunu kavramış “amatör bir ruh ve profesyonel bir zihniyetle” yürütülen bu çalışma her anlamda “kamuda örnek bir otomasyon projesi” çizgisinden taviz vermeden hedefine ulaşacaktır. Tercihimiz; günü kurtarmak adına geleceği tüketmek değil, bugün yaptığımız işle geleceği üretmek, Türkiye'yi bilgi çağına götürmekte örnek olmaktır.
MEOP
Deneyimler, Kazanımlar
Ahmet ERMİŞ (Mart 1999)
1958 - Ankara doğumlu olan Ahmet ERMİŞ, ODTÜ İstatistik Bölümü mezunudur. Halen Maliye Bakanlığı Milli Emlak Genel Müdürlüğünde Daire Başkanı olarak görev yapmaktadır.
I - GİRİŞ
Bir ülkenin gelişmişlik düzeyi geçmişte demir-çelik üretimi , daha sonraları enerji üretimi ile ölçülürken, günümüzde; elde edilen, işlenen, iletilen,saklanan bilgi miktarı ve buna paralel bilgisayar kullanımı ile ölçülmeye başlanmıştır.
Bilim adamları, bu gerçeği ispatlayacak bir şekilde yakın gelecekte (10-15 yılda) adına bilgi ekonomisi (information economy) diyebileceğimiz yeni bir ekonomik faaliyet alanının yaratılacağını kar ve piyasa değerlerinin %70-80'inin bilgiyle ilgili, bilginin etrafında yürütülen faaliyetlerden elde edileceğini söylemektedirler.
İletişim uzmanları, çağımızda tek bir günde, dünya üzerinde transfer edilen veri miktarının 19. Yüzyılda insanlığın sahipolduğu toplam bilgi birikiminden daha fazla olduğunu söylüyorlar.
Bilgi çağı tüm toplumsal yaşamı ‘yeniden yapılanmaya' zorlamaktadır. Fakat bu her değişim, dönüşüm gibi kolay olmamakta, bir çok sancı yaşanmaktadır.
1995'te Standish Group tarafından yapılan bir araştırmaya göre, dünyada bilgi işlem projelerinin %53'ü başarısız, %31'i kabul edilmemiş ve sadece %16'sının başarılı olduğu tespit edilmiştir. Ayrıca tahmin edilen zamanın ortalama %222 üstüne çıkıldığı da tespit edilmiştir. Yani 5 yılda bitecek proje 11 yılda tamamlanmıştır.
Ülkemizde bu tip projelerde başarı yüzdesi yok denebilecek kadar azdır. Kamuda irili, ufaklı 500'e yakın bilgi işlem projesi yürütülmektedir. 20-25 yıldan beri yürütülen bu projelerden istenilen sonuç alınamamıştır.
Ülkemizin önündeki en önemli sorunlardan birisi de devletin küçültülmesi ve daha ekonomik bir yapıya kavuşturulmasıdır. Bilgi ağının kullanıcısı devletler, kurumlar, daha az kişi ile daha çok işi daha kısa sürede yapabileceklerdir.
Bilgi ve iletişim teknolojileri aynı anda bütün dünyayı hızla etkisi altına almaktadır. Bu olanak bilgi çağına girerken ülkemizin önüne önemli bir fırsat sunmuştur. Bu fırsat olumlu değerlendirildiği taktirde Türkiye önümüzdeki yüzyılda çağı yakalamış sayılı ülkeler arasında yer alabilir.
II - BAŞLANGIÇ
Bilindiği gibi Milli Emlak Genel Müdürlüğü Bilgi İşlem Merkezi 1996 yılının ortasında fiilen oluşturulmuş olmasına rağmen Milli Emlak Otomasyon Projesi (MEOP) çalışmalarına 1995 yılında başlanılmıştır. MEOP Bakanlığımız bünyesinde ve belki de kamuda en yeni otomasyon projesidir. Proje çalışmaları başladığında, Maliye Bakanlığı bünyesinde Milli Emlak Genel Müdürlüğü bilgisayarlaşma ve bilgi işlem yatırımları anlamında en geri kalmış bir birimdi.
Bu durumda projeyi başlatabilmek için gerekli olan; öncelikli 5 ihtiyacın gerçekleştirilmesi gerekiyordu. Bunlar; eleman, sistem analiz ve tasarımı, finans, fiziksel olarak yerleşim alanı, proje yönetimi.
Bu unsurlar bütün bilgi işlem projeleri için problem teşkil etmiştir. İşe başlayabilmek; özellikle ve öncelikle sistem analiz ve tasarım çalışmasını başlatabilmek için en kısa sürede nitelikli elemana ihtiyaç vardı fakat içinde bulunulan koşullarda bu mümkün değildi. Bir yerden işe başlanmalıydı.
1995 yılındaki tabloyu gözümüzde canlandıralım: 2 tane zar zor alınmış PC, havasız bir odaya kapanmış 3-4 memur, sürekli toplantı halinde, bir şeyler yazılıp çiziliyor, arada bir yöneticilere gidip fikir danışılıyor, tartışılıyor. Bu iş 6 ay sürdü. 6 ayın sonuna doğru gittikçe yoğunlaşan bir eleştiri. ‘Ne yapıyor bunlar? Böyle bilgisayarcı mı olur?' Hatta PC'de yeni çalışmaya başlayan V.H.K.İ. arkadaşları örnek göstererek ‘en iyi bilgisayarcı falanca çünkü bilgisayarın başında çalışıyor' deniliyordu. Bu örnek, bir projede önceliklerin ne kadar önemli olduğunu anlatmak için verilmişti. Gerçekten o gün sistem analiz ve tasarım çalışması birinci sorundu. Başlıca iki nedenle: Birincisi bilgi işlem projelerinde işin ilk basamağı olan sistem analiz ve tasarım çalışması ya hiç yapılmamakta ya da gerçekçi ve bilimsel olarak yaptırılmadan işe başlanılmaktaydı. İkinci neden ise, Milli Emlak işlemlerinin bilgisayara nasıl geçirileceği konusunda üst yönetimle yürütülen tartışmanın netleştirilmesi idi.
Bu süreçte hedefine kilitlenmiş, bahane değil çözüm üreten, sorunlardan yılmayan, zamana karşı yarışın gücüne inanmış bir ekip oluşmaya başlamıştı. Stratejiler de belirlenmişti. Peki bunlar nelerdir?
A - HER PROJENİN BİR VİZYONU OLMALI
Bizim projenin vizyonu ne olacaktı? Büyük düşünüp, büyük başlanmalıydı.
a) Kamuda örnek olabilecek bir atılım projesi
b) Yazılım ve donanımda hiçbir kuruma ya da özel şirkete bağımlı olunmamalı
c) Başlangıç ve bitiş tarihleri kesin belli olmalı
d) İleri teknoloji, açık mimari
e) Ülke koşulları, kamuda çalışmanın bilinci ile farklı bir yönetim anlayışı
Günümüzde belirli bir zaman içerisinde kamuda bir proje yönetmenin ve sonuçlandırmanın zorlukları herkes tarafından bilinen bir gerçektir. Kamuda yürütülmekte olan otomasyon projelerinde yaşanan bunca olumsuzluk ancak yeni bir atılımla aşılabilirdi.
Geleneksel ve katı devlet kademelerindeki bürokratların ve siyasilerin ülkenin sorunları için düşünülen çözümlerde enformatik alanı gözardı etmesi, bu alanda ulusal bir politikanın olmaması ve bizce daha can sıkıcı olan, bu alanda başarılı örnek projelerin oluşmamış olması, kamu bürokrasisini umutsuzluğa itmiştir.
Bu umutsuzluk tablosu aşılabilir miydi? Kanımızca ‘ EVET ' .
B - HER PROJENİN BİR MİSYONU OLMALIDIR
Bizim projemizin misyonu ne olacaktır?
a. Alternatif bir proje olacaktır.
b. Tüm işlerini;
- Dünya Bankası (İşte Örnek)
- Danışman Firma
- Yerli, yabancı uzman
- Özel şirket
desteği olmadan kendi özgücüyle gerçekleştirecektir.
c. Kısa sürede, düşük maliyetli yüksek performansa sahip bir proje olacaktır.
Genelde kamuda, özelde Bakanlığımızda 70'li 80'li yıllarda başlatılan projelerde çeşitli arayışlara girilmişti. Bürokrasi haklı olarak umduğunu bulamamıştı. Bizim ortaya attığımız vizyon ve misyonumuz çok iddialı, hatta hayal diye nitelendiriliyordu. Üstelik Milli Emlak Genel Müdürlüğü'nde mi bunları yapacaksınız deniyordu. Diğer projelerde birçok alternatif denenmesine rağmen istenilen ve/veya beklenilen sonuç elde edilememişti. Her düzeydeki kişilerden değişik fikirler çıkıyordu. Bizim için esas olan da daha işin başında ülkemizdeki ve dünyadaki deneyimlerden faydalanmak, geçmiş uygulamalardan ders çıkartmaktı.
Bilgi işlem yatırımları çok risklidir, ama kumar oynanmaz. Daha iyisi her zaman vardır.
C - HER PROJENİN BİR AMACI OLMALIDIR
Bizim projenin amacı son derece açık ve netti.
a. Merkez ve taşra teşkilatının tam otomasyonu
b. Taşınmaz mal bilgi bankasının oluşturulması
c. Ofis otomasyonunun kurulması
d. Milli Emlak bilgi sistemlerinin oluşturulması
Mevcut sistemde; standart yok, bilgi yok, eleman yok, işlemler kişilere bağlı, çözümler farklı, her bir işlem çok uzun zaman alıyor vb. 1994-95'te Genel Müdürlükte yazışmaların yapıldığı daktilo servisinde yazıların minimum 3-5 ay kuyrukta beklediği düşünülürse durumun vahameti gözler önüne serilir.
III - NEREDEN GELDİK (NELER YAPTIK)
Bu bölümde yapılan çalışmaları ve çıkan deneyimleri alt başlıklar altında incelemeden önce bir iki noktaya dikkat çekmek gerekir. Bunlardan birincisi bilgisayar projelerinde önceliklerin çok iyi tespit edilmesi gerekir. Daha ikinci basamakta iken dokuzuncu basamağa çıkmanız istenirse ve siz direnmezseniz, göstermelik de olsa bir şeyler yapma çabasına girerseniz, tam o noktada, projenin hangi aşamasında olursanız olun, mutlak anlamda proje başarısızlıkla sonuçlanacaktır .
İkinci önemli nokta, projenin bitiş tarihidir. Aslında bilgi işlem projeleri süreklidir. Buradaki tarih unsuru sizin koyduğunuz hedeflerin gerçekleşmesi ile ilgilidir. Bir üst evre ve yeni bir takım hedefler bir sarmal şeklinde devam eder. Milli Emlak Otomasyon Projesinin başlangıç ve bitiş tarihleri bellidir. 31 Aralık 2000 yılında sistem analiz ve tasarım çalışmasında belirlenen hedeflere ulaşmak bugün için bizim uğraşımızdır. Bilgi işlem projelerinin ne ölçüde başarılı olup olmadığının tespiti proje bitmeden ortaya çıkmaz. Bu bir süreçtir. Uzun bir süreç. Dolayısıyla bu süreçte herhangi bir zaman kesitinde yılgınlığa düşmemek, umutsuzluğa kapılmamak gerekir. Üst yönetim ve kullanıcılar acelecidir. Doğru yolda ilerlediğinize eminseniz, sabredeceksiniz.
1 - Meop Sistem Analiz ve Tasarım Çalışması Özgün Bir Eserdir
Kamuda yürütülen bilgi işlem projelerinde strateji belirlenmesi, planlama, sistem analiz ve tasarım çalışması ya hiç yapılmamakta, ya da yapılan çalışmalar gerçekçi ve bilimsel olarak ele alınmadan işe başlanılmaktadır.
Bu tip çalışmalar (örneğin İngiltere'de) zorunludur ve SSADM (Yapısal Sistem Analiz ve Tasarım Metodu) standart olarak kabul edilmiş olup, yine ulusal bir enstitü tarafından, yapılan çalışma incelenip onaylandıktan sonra uygulamaya konulur. Ülkemizde bu tip bir uygulama yoktur. Yapılan çalışmalar da özel firmalara yaptırılmış ve kurum bünyesine uygun olmadığı için rafa kaldırılmış çalışmalardır. Bu çalışmaların da ülkemizde yeterince başarılı olamamasının nedenlerinden birisi, ilgili kurumun aktif katılımının sağlanamamasıdır.
Mevcut metodolojiler arasında en çok kullanılanlar; Jackson, SADT, SSADM, Yourden adı ile bilinen metodolojilerdir. Son zamanlarda Avrupa Topluluğu EUROMETHOD adında yeni bir metodoloji üzerinde çalışmalar sürdürmektedir. Bugün tüm amaçlar için kullanılabilecek ideal bir metot yoktur. O nedenle, bizim çalışmamızda da birden çok metottan faydalanılmıştır.
Bu çalışma esnasında işinin uzmanı (Daire Başkanı, Kontrolör, Şube Müdürü, Uzman, Şef) 90 kişi ile bir dizi toplantı düzenlenmiş, görüşmeler yapılmıştır.
Milli Emlak mevzuatı çok geniş ve karmaşıktır. Bugün için yürürlükte bulunan 200'ün üzerinde kanun, bu kanunlara bağlı olarak veya daha önce herhangi bir yasaya dayanmaksızın uygulamada düzenleyici olarak çıkarılan tüzükler, yönetmelikler ve tebliğler milli emlak işlemlerini ilgilendirmektedir. Milli Emlak'ın bir işlem yönergesi yoktur. Buna bağlı olarak uygulamalarda çeşitlilik yaşanmaktadır. Analiz çalışmasında bütün bunlar 24 alt sistemde incelenmiştir.
Ayrıca analiz çalışmalarında hayati önem taşıyan istatistiksel veriler mevcut değildi. Çoğu datalar bu çalışma esnasında derlenip toparlanmış ve bu çalışmanın içinde yer almıştır. Bu çalışmalar kolay olmamıştır. Bu büyüklükteki bir projenin sistem analiz ve tasarım çalışması (Dünya Bankası'nca) 10-15 kişilik uzman sistem analist ekibince 1,5-3 milyon $ maliyetle 1,5-2 yılda gerçekleştirilmektedir.
‘Sil baştan' olgusunun yaşanmaması için, her projenin sistem analiz ve tasarım çalışması bilimsel olarak yapılmalıdır. Bu anlamda MEOP sistem analiz ve tasarım çalışması;
-Kamuda ilk kez
-Kendine özgü bir metodoloji ile
-3 uzman eleman tarafından
-Sıfır maliyetle
-6 ayda
-600 sayfa olarak
tamamlanmıştır.
Burada önemli bir noktaya da değinmek gerekir. Bizim yaptığımız sistem analizi ve tasarımı çalışmasının temel esprisi, mevcut yapıyı olduğu gibi kabul edip bilgisayara aktarmaktı. Bu o günün koşullarında doğru bir karardı. Çünkü elimizde analizde kullanacağımız gerçek veriler mevcut değildi, Milli Emlak ilk kez bilgisayarla tanışıyordu, daha da önemlisi mevzuatta olması gereken değişikliklere gücümüz yetmezdi. Halbuki sistem analizi ve tasarımı tüm teşkilatın işlem akışı anlamında da, yeniden yapılanmasını gündeme getirmektedir. Tüm dünyada bu iş bu şekilde anlaşılmaktadır. Önümüzdeki dönem gerçek veriler üzerinden bizim de yapmamız gereken bu olmalıdır. Bu aynı zamanda Milli Emlak'ın iş stratejisi ile Bilgi İşlem stratejisinin bütünleşmesini, örtüşmesini beraberinde getirecektir.
2 - Bilgi İşlem Merkezinin Kurulması
a) Yerleşim Sorunu
Milli Emlak Bilgi İşlem Merkezi'nin yerleşim sorununun çözülmesi amacıyla Genel Müdürlüğümüzde A Katı tahsis edilmiştir. Tahmin edersiniz ki bir odanın temininin bile zor olduğu bakanlık binasında bu öyle kolay olmadı. Bu bölüm 1995 yılı Aralık ayında yapılan donanım ve yazılım ihalesi kapsamında teşrif ve tanzim edilerek uygun bir çalışma ortamına dönüştürülmüştür. Ayrıca, 1996 yılı sonlarına doğru Milli Emlak işlemlerine ilişkin uygulama programlarının geliştirilmesi için Emek Mahallesi'nde 4 katlı bir bina Emek Uygulama Geliştirme Merkezi olarak düzenlenmiş ve faaliyete geçirilmiştir.
b) Bilgi İşlem Merkezi Nasıl Olmalıdır?
Kamu kurum ve kuruluşlarında organizasyon şemalarını en fazla zorlayan birim Bilgi işlem merkezleridir. Büyük harcamaların yapıldığı ve sil baştan olgusunun yaşandığı bilgi sistemleri projelerinde başarısızlık nedenlerinin en önemlilerinden biri de BİM örgütlenmesi ve BİM anlayışından kaynaklanmaktadır. MEOP'nde tüm ülkeyi kapsayan büyük projelerden birisidir. Aynı hata ve yanlışlara düşülmemesi için bazı saptamaların yapılması, prensip ve ilkelerin işin başında tespiti şarttı. Öncelikle üst yönetimlerin bilgi işlem merkezine bakışının ve kamu kurumlarında bilgi işlem merkezinin kendi varolan anlayışının değişmesi gerekir. ‘Bilgi işlem birimleri bir hizmet birimidir' anlayışı artık dünyada terk edilmeye başlanmıştır.
Bilgi İşlem Merkezleri; herhangi bir kurumun yeniden yapılanmasının düşünce ve kuramsal anlamda motor gücü, pratikte ise temelini teşkil etmektedir.
Günümüzde bilgi işlem merkezlerinin yönetimin bir parçası olan yönetsel bir birim mi, yönetsel birimlerin etkin bir biçimde çalışmasını ve koordinasyonunu sağlayan bir birim mi olduğu tartışılmaktadır.
Kurumların yazılım ya da donanım edinmekten çok daha öncelikli bir gereksinimi, etkin bir bilişim yönetimi oluşturmaktır. (Bilişim = Donanım + Yazılım + Yönetim) Bu; kısa, orta, uzun bir planlamayı, uygulamayı, sorumlulukların görevlendirilmelerini ve eşgüdümle çalışmalarını içerir. Çünkü Bilgi İşlem Merkezi; ülke çapında bilgisayar sistemlerinin istenen performansta aksatılmadan çalıştırılması, database yönetimi, işletim yönetimi, ağ yönetimi, uygulama geliştirme, program bakımı, hizmet alımı, bakım onarım, Genel Müdürlük ve taşra teşkilatında her düzeydeki bilgisayar kullanıcısının sorunlarını çözme vb. birçok faaliyet ve işlevleri vardır. Bu faaliyet ve işlevler statik değil dinamik bir yapıdadır ve her birinin diğeri ile organik bir ilişkisi vardır.
Bu anlamda da bu faaliyetlere uygun ve yeni bir anlayışta bir organizasyona ihtiyaç vardır. Bu organizasyonda proje liderliği çok önemlidir. Dolayısıyla da proje liderinin kurumun genel müdürü olması zorunludur. Projenin sürekliliği; her hal ve şartta kesintiye uğramaması, yeniden yapılanmanın getirebileceği her türlü direnişe karşı koyabilmek, proje önündeki engelleri aşabilmek ve projenin tanıtımı proje liderinin sorumluluğundadır.
Proje lideri, proje sorumlusu ile hiçbir ara kademe olmadan direkt bağlantıda olmalıdır. Proje sorumlusu bilişim yönetiminin en kilit kişisidir. Başarı ve başarısızlık bu kişinin seçimi ile ilgilidir. Bilişim yönetimi; çağdaş yönetim becerisinin yanı sıra bilgisayar uzmanlığı konusunda da ciddi bir birikim gerektirir. Kamuda bu konuda da pek çok yanlış uygulama mevcuttur.
BİM bünyesinde iş organizasyonunun çok açık ve net tanımlanmış olması, bunları yerine getirecek yetenek ve tecrübede teknik ve idari bir kadronun oluşturulmasının yanı sıra;
Bilgi İşlem Merkezi;
- Bağımsız
- Her türlü etkiden (baskıdan) uzak
- Kararları uygulatma ve yaptırım gücüne sahip
- Bilgi sistemlerinin standartlarını koyan
- Ve bunları denetleme fonksiyonuna sahip
- Sistemin koordinasyon görevini üstlenen
bir yapıda olmaladır .
5 kişilik bir ekiple yola çıkan bilgi işlem merkezi 3 aşamadan geçerek organizasyon yapısı 3 yılda orta boy bir bilgi işlem merkezi durumuna gelmiştir. Bu da çok yoğun uğraşlar sonucu olmuştur. Projenin önünün tıkanmaması ve olası bürokratik değişmelerden projenin hedefinden saptırılmaması için burada anlatılan anlayış ve felsefenin tüm teşkilat tarafından kavranması da bir zorunluluktur.
3 - Zaman Planı
Birçok faaliyetin birbiriyle paralel, aynı anda yürütülmesi, bir iş yürürken diğerinin beklememesi vb. etkin bir proje zaman yönetimini de bilgi işlem projelerinin başarısı için gerekli kılmaktadır.
Projenin başlangıç aşamasında (kısa, orta, uzun vade şeklinde) hedeflerin belirlenip zaman takvimine bağlanması yeterli değildir. Projenin tesadüfi yürüyen bir hale gelmemesi için kısa,orta,uzun vade şeklinde her birinin 1,5-2 yılı kapsayan zamanın da kendi içinde nihai hedefi gözardı etmeksizin mümkün olan en küçük zaman dilimleri şeklinde planlanması gerekir. Bu bir defada oluşturulacak bir eylem değil, tekrar tekrar gözden geçirilecek, yenilenecek bir eylemdir.
Burada dikkat edilmesi gerekli nokta; geride iş bırakmamaktır. Kamuda istenilen zamanda, istenilen beklentilerin karşılanmasının güç olduğu herkes tarafından bilinmektedir. Bu da çetin bir mücadele gerektirir. Yoksa yapılan zaman planlarının tamamı kağıt üzerinde kalır.
MEOP'nin en büyük problemi zamana karşı yarıştır. Zaman dilimi olarak projenin 3/4 ‘ünü geride bıraktığımız şu noktada çeşitli nedenlerle projede öngörülen hedeflerde 9-12 aylık bir gecikmenin söz konusu olduğu bir gerçektir. Bu telafi edilmeye çalışılmaktadır. Ama kamuda dikkat edilmesi gereken bunun bile tek başına büyük bir başarı olduğudur.
Bu gecikmede temel birkaç unsur etkili olmuştur. Birincisi; ilk sınavla alınan elemanların yedeklerinin işe başlaması 1,5 yıl gecikmiştir. İkincisi, ihale için para talep etme ve ihaleyi gerçekleştirme arasında 1 yıl gibi uzun bir sürenin olması. Üçüncüsü, yetişkin olmayan elemanla işe başlamaktır. Dördüncüsü, verinin toplanması, düzenlenmesinin bizim dışımızdaki birçok etkene bağlı ve zor bir iş olması (tapu taraması,geçmişe yönelik bilgiler vb.).
Artık aynı kapsam ve büyüklükteki bir proje maksimum 3 yıl gibi bir sürede neticelendirilebilecek düzeye gelinmiştir.
MEOP projesinde uygulanan zaman planında hiçbir şey rastlantıya bırakılmamıştır. Kimin, ne zaman, nerede, ne yaptığı projenin her aşamasında önceden bilinmektedir.
4 - Teknik Şartname ve İhale
MEOP çerçevesinde kullanılacak olan bilişim teknolojisinde hedefimiz, dünya normlarına göre ileri olan teknolojidir. Bunun için de projede, ‘gereksinime uygun teknoloji' yerine, teknolojide ‘dünyada en yeni ve doğru olan'a erişebilme çabası gözetilmiştir. Bilişim teknolojileri en hızlı gelişen ve değişen teknolojilerdir. İşin zorluğu buradadır.
MEOP tahmini maliyeti 15 milyon $ civarındadır. Bugüne kadar;
· 1.İhale (22.12.1995) 1.135.000 $
· 2.İhale (23.12.1996) 1.700.000 $
· 3.İhale (26.11.1997) 738.000 $
· 4.İhale (14.05.1999) 2.350.000 $
· 5.İhale (10.05.2000) 5.670.000 $
· TOPLAM : 11.593.000 $
İhalelere ilişkin teknik şartnamelerin tümü MİLE-BİM tarafından hazırlanmıştır. İhalelerin tümünde;
-Teknik puanlama yapılmış
-Açıklık
-Maliyet-Fayda optimizasyonu
-İleri teknoloji
ilkeleri benimsenmiştir.
Bu noktada birkaç kıyaslama yapmakta fayda var.
Birincisi son 10-15 yıldır yaygın olarak Dünya Bankası tarafından yürütülmekte olan projelerle, MEOP'nin maliyet açısından kıyaslanması. Donanım ve yazılım büyüklüğü bakımından MEOP'nden 1/3 oranında küçük olan projeler, Dünya Bankası'nca 60-70 milyon $ civarında gerçekleştirilmeye çalışılmaktadır. Bu, görülen/bilinen maliyet. Daha korkunç olanı proje bitiminde (ki süresinde veya normal biten proje var mı bilmiyorum) işletim esnasında ortaya çıkan maliyet.
İkincisi ‘out sourcing' dış kaynak kullanımı ya da yaklaşık eski adıyla ‘anahtar teslim' projeler. Teknik şartnameyi ve kontrolörlüğü danışman firmaya yaptırıp, ihaleye çıkmak. Dış kaynak kullanımında temel amaç maliyet düşüşü sağlamak. Gerçekten öyle mi oluyor? Ülkemizde tam tersi.
Neden;
1- Bu hizmeti getiren firmanın (örn. yazılım) aynı hizmeti çok sayıda müşteriye satması halinde maliyetler düşebilir. Kamuya özel yazılım üretildiği için kısa vadede bu mümkün gözükmüyor.
2- 10 yılı aşkın uzun süreli sözleşmeler hazırlanması gerekirken, bizde 2-3 yılı geçmiyor.
3- Dış kaynak kullanımından önce ciddi bir hazırlık evresinin yaşanmaması
4- Hizmet satın alan kurumun BİM'nin tasfiyesi gerekirken, bu da bizde tersine işliyor.
5- Etkili sözleşme yönetimi. Bu da danışman firmaya bırakılıyor ya da bu cümleden sadece cezai
hükümler anlaşılıyor vb.
Üçüncüsü, ileri teknoloji satın alınıyor, fakat işletilemiyor. Örneğin son model PC alınıp, aptal terminal gibi kullanılması.
Sonuç olarak bir değerlendirme yapabilmek için bizce can alıcı nokta; bilgi teknolojilerinin kamu yönetiminde kullanılması, kamu hizmetlerinin kalitesi, maliyeti, böylesi bir sistemin getireceği dolaysız ve açık kamu-birey ilişkileri üzerindeki etkileridir.
5 - İnsan Kaynakları
Projenin sürekliliği, insan kaynaklarına bağlıdır. Hizmet sunan bir örgütün en önemli kaynağı insandır. Teknoloji sunan bir örgütün en önemli kaynağı niteliklere sahip insandır. Bilişimde personel niteliği, nicelikten daha önemlidir. MEOP'nin başarısında bunun etkin bir rolü vardır. Son 4 yılda bu projedeki insan kaynaklarının dağılımı aşağıdaki tabloda gösterilmiştir.
1995/96 1996/97 1997/98 1998/99 1999/2000
Yönetici 1 3 5 5 5
İstatistikçi - 3 4 7 7
Mühendis - 6 14 19 19
Programcı - - 2 2 2
İşletmen - 2 - - -
VHKİ - 4 4 2 -
Memur 4 - 6 6 6
Toplam 5 18 35 41 41
Bir bilgi işlemci iki yıldan önce yetişmez. Kamuda yetişkin eleman tutmak zordur. Kamuda BİM personelinin problemleri oldukça fazladır. Kamuda teknik personelin özlük haklarına gereken önem verilmemektedir. BİM projelerinin başarısızlıklarının en önemli nedenlerinden biri de projenin kurum dışı danışmanlarca yürütülmesinin olduğu artık anlaşılmıştır.
6 - Eğitim
Projenin en önemli hedeflerinden biri olarak belirlenen eğitim başlıca 4 bölümde değerlendirilmiştir.
a- Programcı eğitimi
b- Uzmanlık eğitimi
c- İşletmen ve operatör eğitimi
d- Uç kullanıcı eğitimi
a - Programcı Eğitimi :
33 programcıya 4 grup halinde toplam 8 ay eğitim verilmiştir. Bilgi teknolojilerinin 3 ayda bir yenilendiği günümüzde kamuda şartnamelerin içine sıkıştırılmış, zar zor koşullarda alınan eğitim ancak elinizdeki araçların kullanımı için yeterlidir. Biz deneyimleri aktarmanın da bir eğitim tarzı olduğunu unutmadan, entelektüel açıdan meraklı, özgürce araştırma yapabilen insanlar yetiştirmeye çalıştık.
b - Uzmanlık Eğitimi :
Deneyimleri aktarmayı kendi içimizde eğitime dönüştürdük. Hem mevzuat, hem de teknolojiyi yakalama konusunda kendi kendini yenileme yetisine sahip olduk. Kamuda en büyük tehlikelerden bir tanesi de, zaman içinde elemanlarınızın niteliğini yitirmesidir. Uzmanlık eğitiminden beklenen; tek başına il çalışmasına gittiğinde karşılaştığı problemleri çözebilen, projenin gerektirdiği her işten anlayan, ama kendi uzmanlık alanında bir adım önde ve bütün bunlar dışında en önemlisi diğer insanlarla bir ekip halinde çalışabilen insanlar yetiştirebilmektir.
c - İşletmen ve Operatör Eğitimi :
Her bir ilde ve ilçede kurulacak olan bir sistemin kesintisiz çalıştırılabilmesi yerinde idare ile mümkündür. Bunun için sistemin kurulduğu her yerde çalışanlar arasında seçtiğiniz kişilere uç kullanıcı eğitiminin yanısıra sistem odasında karşılaştığı sorunları çözebileceği veya merkeze aktarabileceği düzeyde işletmen eğitimi verilmektedir.
d - Uç Kullanıcı Eğitimi :
Projeye başladığımızda ‘‘Milli Emlak Genel Müdürlüğü merkez ve taşra teşkilatında bilgisayar kullanmayı bilmeyen kalmayacaktır'' sloganı ile yola çıktık. Bugüne kadar 1000'den fazla uç kullanıcıya Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel, çevre birimleri, iletişim, uygulama programları eğitimleri verilmiştir. Tüm eğitimlerin sonunda yazılı sınav yapılarak kişilerin durumları değerlendirilmiştir.
MEOP olarak tüm Türkiye'de uç kullanıcıya yönelik izlediğimiz strateji belli adımlar izlemektedir.
Bunlar;
· Bilgisayara karşı yabancılığın giderilmesi
· Bilgisayar okur yazarlığının artırılması
· Bilgisayarın giderek çalışma ortamının bir parçası haline getirilmesi
· Bilgisayarın, görevlerin yerine getirilmesinde her zaman en büyük desteğin alındığı yardımcı bir öğe olarak algılanması
· Bilgisayarın vazgeçilmez bir unsur haline getirilmesi
Bilgisayara geçen illerde yukarıdaki ilk üç aşama başarılı bir şekilde geçilmiştir. Bazı illerde 4'üncü aşamaya, bazı illerde 5'inci aşamaya gelinmiştir. Uç kullanıcıya projenin amacı anlatılmadan, onların aktif desteği sağlanmadan hiçbir proje başarıya ulaşamaz. Bu da tam anlamıyla bir süreç yönetimidir.
Kamuda çalışan bilgi işlemcilerin en fazla hayıflandıkları şudur: ‘'En son teknoloji makineleri götürüyoruz, en kullanışlı programları yazıyoruz, 2 gün sonra makineler bozuluyor, programları çalıştırmamak için akla gelmez bahaneler yaratılıyor, bize kimse sahip çıkmıyor, onca emek boşa gidiyor, suçlu yine biz oluyoruz.'' Evet, doğrudur. Bu boyutu ile olmasa da bizim de yaşadığımız benzer örnekler vardır.
Bilerek veya bilmeyerek yapılan (uç kullanıcı, ara kademe veya üst yönetim), bizim ‘her türlü direniş' diye nitelendirdiğimiz durumlara karşı BİM yönetiminin bir stratejisi olmalı ve bunu da uygulamaya koyabilmelidir.
7 - Uygulama Yazılımları
Yazılım üretimi bilgi çağına girerken en önemli sektörlerden biri durumuna gelmiştir. Ülkemiz bu konuda Pakistan, Hindistan ve İsrail'in oldukça gerisinde kalmıştır. Herkesin bildiği gibi Bill Gates Windows 95'i 3 yılda 500 kişi ile tamamlamıştır.
MEOP'nin en önemli kısmı uygulama yazılımlarıdır. Nitekim, otomasyon projesinin başarısı, en son teknolojiyi kapsayan bir bilgisayar sisteminin alınmasından ziyade, kaliteli uygulama yazılımlarına da bağlıdır.
MEOP programlarının hemen hepsi çok kullanıcılı, ilişkisel veri tabanı kullanan, çeşitli iletişim yapıları kullanarak diğer sistemlerle bağlantısı öngörülen büyük kapsamlı uygulamalardır.
Böyle büyük kapasitede bir projenin uygulama yazılımlarının kodlanması, test, eğitim ve mevcut bilgilerin sisteme aktarımı aşamaları belirli bir süre gerektirecektir.
Bilgisayar yazılımı donanımdan farklı olarak, görülmeyen mantıksal öğelerden oluşturulmaktadır. Bu nedenle hata ve eksikliklerini bulmak ve gidermek kolay olmamaktadır. Kullanım aşamasında karşılaşılabilen yanlış sonuçların nedeninin araştırılması ve düzeltilmesi de büyük bir emek ve zaman gerektirmektedir.
Bilişim yatırımlarında yazılımın, donanım maliyetinden çok daha fazla yer tutmasının nedeni de budur.
1981 yılında ilk uzay mekiği uçuşu, kalkışa 20 dakika kala iptal edildi. İptalin nedeni olan hata binlerce saatlik sınamaya karşın bulunamamıştı. Sonuç olarak, bir programcının yazılım zamanlamasını saniyenin 1/30'u kadar değiştirmesi sonucu mekikteki 5 bilgisayarın birbiriyle senkronize olmama olasılığı belirmişti. Bu olasılık 1/67 idi. Bu yaşanmış olay yazılımın bilişim sistemi içerisinde ne kadar önem taşıdığını anlatmak için örnek verilmiştir.
Bilindiği gibi MEOP uygulamalarının geliştirilmesi Client/Server (istemci/sunucu) mimarisi üzerinde, relational database (ilişkisel veritabanı) ve object orientation (nesne yönelimli) araçları kullanılarak yapılmıştır. Bunu biraz açacak olursak mantıksal, fiziksel ve kavramsal tasarımı önceden yapılan birbiri ile ve referans tabloları ile ilişkili yüzlerce tablo işin arka planını oluşturmaktadır. Sadece bu kadar da değil, bu yüzlerce tabloyu birbirine bağlayan yüzlerce stored procedure, trigger, script ve tanımlar bütünlüğü. Bununla da bitmiyor iş, bunların yüzlerce makinada aynı anda, bir arada çalıştırılması.
Bildiğimiz gibi günümüzde bu tip büyük uygulamalar ve ticari uygulamalar paket programlar şeklinde hazırlanmaktadır. Bunun başka bir alternatifi yoktur. MEOP'ndeki uygulama programları da bir bütün olarak paketlenmiştir. Bir örnekle açıklamak gerekirse herhangi bir muhasebe paket programı (bizim herhangi bir alt sistem çapında) veya Windows 95 üzerindeki Microsoft Office paketinin üzerinde, kullanıcı isteğine göre değişiklik talep edemez. Ancak release (yayım) ve version (sürüm) değişikliklerinde mantıksal ve fiziksel tasarıma uygun görülür ve dikkate alınır. Daha açık söylenirse Windows 95'te 10-15 adet bug mevcuttur. Bu bilgi işlemciler tarafından bulunmuş, bilgisayar dergilerinde yayınlanmış ve firma tarafından da kabul görmüştür. Binlerce kişi tarafından yıllardır kullanılan bu programlardaki hatalar ancak bir sonraki version'da düzeltilebilecektir.
Bu basit bir maliyet hesabıdır. MEOP uygulama yazılımlarının kodu binlerce sayfadan oluşmaktadır. Programcıların çok iyi bildiği ve günümüzde herkes tarafından da bilinen bir programı yeniden yazmanın, aynı programda değişiklik ve düzeltme yapmaktan daha az emekle, daha kısa sürede olacağı gerçeğidir. Bu konu oldukça teknik bir tartışma olmakla birlikte yürütülen projelerde tıkanmanın ve başarısızlığın temelini teşkil etmektedir.
Yazılımı, yalnızca amaca hitap edecek kodun yazılması olarak görmek yanlış olur. Yazılım ürünlerinin yaşam döngüleri vardır. Danışmanlık ve kullanıcı isteklerinin belirlenmesiyle başlayıp, tasarım analiz ve kodun geliştirilmesi, test, destek ve yazılımın bakımı ve gelişen ihtiyaçların doğrultusunda yenilenmesi şeklinde sıralanabilecek bu süreç, canlı ve yenilenen bir yapıdır.
Programların büyük çoğunluğu uygulamada olduğu halde, toplam kalite anlamında bize göre emsallerinden üstün olan bu yazılımların mutlaka eksik ve yanlışlıkları olacaktır. Bu geçiş süreci kolay olmayacak ve çok büyük sancılar yaşanacaktır. Peki buna karşı izlenecek yöntemler ne olacaktır?
1- Yetkililer (daire başkanı ve müdür) servislerinde yürütülen işlemleri bilgisayarlar aracılığı ile yaptırmalıdır.
2- Yetkililer kendi masalarındaki bilgisayarlar aracılığı ile yapılan işlemleri günlük, haftalık, aylık kontrol etmelidirler.
3- Programları bir bütün olarak çalıştırıp işletmeye özen göstermelidirler.
4- Programlarla ilgili olabilecek her türlü eksik ve aksaklıkları mutlaka daire başkanları imzalı yazı ile iletmelidirler. Kapsam olarak eksiklikleri ve çözüm önerilerini de barındıran bu raporlar olumlu gelişmeleri de içermelidir.
5- Bu raporlar bilgi işlem çalışanlarının moralini kırmak yerine, yazılım geliştirme sürecini iyi kavrayıp çalışanları teşvik eder nitelikte olmalıdır. Eleştiri (olumlu, olumsuz) olmadan gelişme olmaz.
6- Tanımlanmış ve kodlu alanlara yönelik istatistik, rapor, grafik, yazışma gibi taleplerin release (yayım) değişikliği kapsamında belli bir sürede karşılanabileceği fakat version (sürüm) değişikliğine neden olabilecek yeni field (alan), record (kayıt), referans table ve bunların niteliğine ilişkin değişikliklerin 2.Version yazılımında mümkün olabileceğini yine de mutlaka bildirilerek yeni tasarımda bilgi birikimine katkısı göz önüne alınmalıdır.
Ülkemizin en büyük yazılımı ‘tamamen kendi olanaklarımızla' üretilmiştir. MEOP 24 alt sistemden oluşmaktadır. Her bir alt sistem bir proje niteliğindedir. Yazılımlar toplam : 150 modül, 232 tablo, 120 referans tablo, 1295 kolon, 387 index, 514 trigger, 613 stored procedure, 1000 aşkın pencere, 500'ü aşkın rapor, istatistik ve grafikten oluşmaktadır. Ağ üzerinde yüzlerce makinada aynı anda çalıştırılmaktadır. Tüm yazılımlar; doğruluk, güvenirlik, verimlilik, gizlilik, kullanışlılık, yeniden kullanılabilirlik, esneklik, taşınabilirlik, bağlanabilirlik, doğrulanabilirlik, bakım kolaylığı ve yönetilebilirlik özelliklerine sahiptir.
Programlarımızdan, 14 alt sistemin yazılımına Ocak 97'de başlanmış, Ocak 98'de uygulamaya konulmuştur. 8 alt sistemin yazılımına Şubat 98'de başlanmış, Ekim 98'de uygulamaya konulmuştur. Bu alt sistemler ve bu sistemleri oluşturan modüller şunlardır :
TAŞINMAZMAL BİLGİ SİSTEMİ
1. Taşınmazmal İşlemleri
· Tescilli Taşınmaz mallar
· Devletin Hük. ve Tas. Altındaki Taşın.
· İlişikli Taşınmaz mallar
· Taşınmaz mal Üzerindeki İdare Şek.
· Taşınmaz mal Üzerindeki İşlemler
· Hak ve Mükellefiyetler
· Hissedarlık Bilgileri
· Şerhler
· Beyanlar
· Geldi/Gitti Bilgileri
8. Takdir ve Tevzii İşlemleri
· Uluslararası Anlaşmalar
· Müracaat Sahipleri
· Komisyon Kararları
· Varisler
· Prensip Kararları
· Birim Bedelleri
· Ödeme Bilgileri
· Taşınmaz malın Millileştirildiği Tarihteki Bilgileri
2. Satış İşlemleri
· Satış
· Kıymet Takdir
· Tarım Arazisi
· Talep İşlemleri
· Tarım Toprakları Kapsam Dışı Olan Taş.
· Bilgi-Belge
9. Mülkiyet Hakkı İşlemleri
· İzale-i Şuyu İşlemleri
· Adli Davalar
· Tescil İşlemleri
· Define Arama
· İşgalli Taşınmaz mallar
3. Kira İşlemleri
· Kira
· Kiracı
· Tahsilat
· Kıymet Takdir
· Ecrimisil
· Muhtaç Çiftçi
· Yıllık Oranlar
· Yıllık Kira Bedelleri Tespiti
· Yenileme Yıllık Kira Bedelleri Tespiti
· Bilgi-Belge
10. Uluslararası Emlak İşlemleri
· Taşınmaz mal
· Kira
· Ecrimisil
· İzale-i Şuyu
· Kamulaştırma
· Hissedarlık
· Bankalar
· Yatan Paralar
· Çekilen Paralar
· Taşınırmal
4. Tahsis İşlemleri
· Tahsis Talep
· Tahsis
· Tahsis Değişiklik
· Tahsis Kaldırma
· Bilgi-Belge
11. Onarım İşlemleri
· Onarım Ödenek Bilgileri
· İnşaat Yatırım Projeleri
· Diğer Yıllar Yatırımları
· Mevcut Hükümet Konağı Bilgileri
· Yapılması Düşünülen Hükümet Konağı Bilgileri
5. İrtifak Hakları İşlemleri
· İrtifak Hakkı Talep İşlemleri
· İrtifak Hakkı Kaldırma İşlemleri
· Yıllık Bedeller Girişi
· Yıllık Oranlar Girişi
· Bilgi-Belge
12. Kamu Konutları İşlemleri
· Tahsis Talep
· Bina Bilgileri
· Daire Bilgileri
· Kira Bilgileri
· Oturan Bilgileri
· Tahsilat Bilgileri
· Birim Bedeller Girişi
6. İmar İşlemleri
· Terk işlemleri
· İfraz İşlemleri
· Tevhid İşlemleri
13. Devir İşlemleri
· Bedelsiz Devir
· Tapu Tahsis Belgeleri
· Sit Alanları
7. İdari Davalar
· Dava
· Savunma
· Ana Kararlar
· Dava Sonucu
14. Kamulaştırma
· Satın alma
· Kat Karşılığı İnşaat
· Bağış
· Trampa
DİĞER İŞLEMLER BİLGİ SİSTEMİ
1. Taşınır mal İşlemleri
· Taşıt Bilgileri
· Taşıt Satış Bilgileri
· Taşıt Tahsis Bilgileri
· Diğer İşlemler Bilgileri
· Diğer İşlemler Satış Bilgileri
6. Evrak İşlemleri
· Gelen Evrak
· Gelen Faks
· Giden Evrak
· Onay
· Dosya
· Arşiv
· Evrak Takip
2. Bordro İşlemleri
· Memur Sicil Bilgileri
· Vergi İadesi
· Fon
· Katsayı
· Kazanç ve Kesintiler
· Gösterge Tablosu
· GİG Fonu Katsayı Tablosu
· Farklar
7. Tahakkuk ve Donatım İşlemleri
· Demirbaş
· Telefon
· Hat Takip
· Fatura Takip
· Fatura Ödeme
· Tüketim Malzemeleri
· Diğer Giderler
· Fatura
· Ödeme Bilgileri
3. Personel İşlemleri
· Personel Bilgileri
· Kadro
· Bulunduğu Memuriyetler
· Yer Değiştirme
· Yıllık İzinler
· Diğer İzinler
· Geçici Görev
· Ceza
· Yabancı Dil
· Öğrenim Durumu
· Resim
· Personel Adres ve Telefon Bilgileri
8. Bütçe ve Ödenek İşlemleri
· Bütçe Bilgileri
· Ödenek Talep
· Serbest Bırakma
· Gönderme
· Bloke
· Aktarma
· Ödeme
· Tenkis
4. Mevzuat
· Kanunlar
· K.H.K.
· Yönetmelikler
· Tüzükler
· Genelgeler
· Genel Tebliğler
9. Eğitim İşlemleri
· Eğitim
· Kütüphane
· Yayın Talepleri
· Yayın Dağıtım
· Yazar Bilgileri
5. Teknik İşlemler
· Probina
· Hakediş
10. İstatistik
· Aylık istatistikler
· Yıllık istatistikler
Her bir program uygulamaya konulmadan önce analiz testi, BETA testi, performans testinden geçirilmiş ve kullanım kılavuzu hazırlanmıştır. Ocak 99- Nisan 99 döneminde uygulama programlarına yönelik bir ‘iyileştirme dönemi' yaşanmıştır. Artık elimizdeki kadro ile bir yılda yazılan programlar 6 ayda yazılabilir duruma gelinmiştir. Özellikle yazılım geliştirme, yoğun emek gerektirir. Yeni işe alınan personel, tecrübeli personelin 1/3 kadar üretkendir. Gerçek anlamda bir projenin büyüklüğü ürettiği ve işlettiği yazılımla ölçülür.
8 - Taşra Teşkilatı Çalışmaları
MEOP'nde bilgisayara geçirilmeye çalışılan en ufak bir il ile, Genel Müdürlükte yapılan çalışma arasında bizim açımızdan bir fark yoktur. Öncelik açısından ele alınırsa iller, bu projenin temel taşlarıdır. Gerçektende mantıksal tasarım incelendiğinde görülecektir ki, taşınmaz mal bilgi bankasının oluşturulması, bilginin güncel tutulması, programların yapısı vb. bir çok nedenle projenin önceliği, yoğunluğu illerde yürütülen çalışmalar olmalıdır. Tüm Türkiye'de illerdeki çalışmalar bitirilmeden Genel Müdürlükte istenilen performansa ulaşmak zordur. İşte sadece bu yaklaşım bile 2000 yılına gelinmeden projenin bitmiş sayılamayacağı gerçeğini güçlendirir. Bunun tersi bir anlayış ve yaklaşım işin kolayına kaçmaktır.
Bu konuda kamuda yürütülen projelere baktığımızda yapılan en büyük hata merkeze önem vermek, bütün işleri merkezde çözmek, yapılan işin pazarlamasının merkezde daha kolay olması ve bu durumun üst yönetimin de işine gelmesi (mutfak,vitrin esprisi), taşrayı yok saymak, projeleri ilerde içinden çıkılmaz hale getirmektedir.
MEOP kapsamında 1996 yılında Genel Müdürlük ve 2 il, 1997 yılında 13 il,1998 yılında 6 il olmak üzere toplam 21 ilde otomasyona geçiş çalışmaları tamamlanmıştır. 1999 yılında 21 il ve 41 ilçenin gerekli iletişim ve donanım altyapısı tamamlanmış olup,toplam 42 il ve 41 ilçede standart olarak uygulamaya konan aşağıdaki program doğrultusunda çalışmalara başlanılmıştır.
İL ÇALIŞMA PROGRAMI
İlk Görüşme ve Uygulamaya Başlangıç
MEOP 'un tanıtımı
Zaman planının tartışılması
Zaman planının netleştirilmesi
Varsa eksikliklerin giderilmesi
Donanımın gözden geçirilmesi
User 'ların yaratılması
LAN testi
Open-Client 'ların yüklenmesi
Uygun görülen programların yüklenmesi
Turpak ve WAN testi
Sonuçların değerlendirilmesi
Eğitim
Uç kullanıcı eğitimi (Windows 95, MS Office)
Programların kullanım eğitimi (Evrak, Taşınmaz vb.)
İşletmen eğitimi (UNIX, NT, İletişim, Database)
Sonuçların değerlendirilmesi
Bilgi Girişi
Tapu Sicil Müdürlüklerinin analizi ve planlama
Tarama kontrol ve denetim ekiplerinin kurulması
Ekiplerin bilgi girişi konusunda eğitimi
Sonuçların değerlendirilmesi
Saha çalışması
Bilgisayara Geçmiş Yerlerde Tapu Taraması
Bilgisayara Girilmiş Bilgilerin Manyetik Ortama Alınması
Bilgilerin sağlıklı olup olmadığının kontrolü
Bilgilerin Taşınmaz Mal Bilgi Formu formatında düzenlenmesi
Formların dökülmesi
Sonuçların değerlendirilmesi
Bilgisayarı Olmayan Yerlerde Ekiplerin Tapu Taramasında Görevlendirilmesi
Tapu Kütük Taraması ve Bilgi Formlarının Doldurulması
Sonuçların değerlendirilmesi
Bilgilerin Birim Kontrolü ve Eksikliklerin Giderilmesi
Esas defter kontrolü
Dosya Kontrolü
Eksikliklerin giderilmesi
Sonuçların değerlendirilmesi
Formların Bilgisayar Ortamına Aktarılması
Formların tasnifi
Formların ICR 'de okutulması
Bilgilerin revizyonu
Bilgilerin kartuş ortamına aktarılması
Bilgilerin veritabanına yüklenmesi
Sonuçların değerlendirilmesi
Alt Sistem Programlarının Yüklenmesi ve Çalıştırılması
Programların yüklenmesi
Güvenlik sisteminin kurulması
Geçmiş bilgilerin yüklenmesinin planlanması
Uygulama programlarının eğitiminin verilmesi
Sonuçların değerlendirilmesi
Dosya ve Dosya Sisteminin Kurulması
Dosya standartlarının belirlenmesi
Maliyet analizi ve ödenek talebi
Dosya temini Sistemin oluşturulması
Sonuçların değerlendirilmesi
Proje Değerlendirme Kitapçığı'nın Hazırlanması
Demo ve Açılış
Otomasyon çalışmaları esnasında gerek görülen illerde tefrişat yenilenmiş, banko sistemine geçilmiştir.
Tüm bu çalışmalar için illerde toplam 1408 gün/adam 14080 saat görev yapmıştır. Bunun sonucu olarak Milli Emlak'ın yıllardır birikmiş problemlerinin tamamının çözümü taşra teşkilatı tarafından bilgi işlemden beklenilir duruma gelinmiştir.
Geri kalan 38 ilin ve şef bulunan büyük ilçelerin otomasyona geçirilmesi için gerekli teknik çalışmaların yapılması ve tespit edilen donanım parkı ile altyapının temini konusunda ihtiyaç duyulan kaynağın bulunması konusunda çalışmalara başlanılmıştır.
9 - Bilgi Girişi Projesi
Bugüne kadar otomasyon projelerinde en büyük darboğaz bilgi girişinde yaşanmıştır. Milli Emlak'ta her türlü bilgi esas olarak taşra teşkilatında tutulmaktadır. Manuel olarak tutulan bu kayıtlar Taşınmaz malın ve üzerinde yürütülen işlemlerin dinamik yapısı ve yetersiz elaman neticesinde hızla güncelliğini yitirmektedir. Bu nedenle Milli Emlak bilgi girişi projesinin diğer projelerden farkı ve zorluğu şudur. Tapu taramasının tüm ilçelerde yapılması ve geçmişe yönelik bilgilerin derlenmesi zorunluluğu. Tapu taraması 6 ay ile bir yıl arasında zaman almaktadır. Tapu taraması esnasında 7 çeşit form doldurulmaktadır. Bu formlar:
1- Tescilli Taşınmaz mal bilgi formu
2- Tescilsiz Taşınmaz mal bilgi formu
3- İlişikli Taşınmaz mal bilgi formu
4- Taşınmaz malın geldi si gitti si formu
5- Taşınmaz malın tapu kaydı şerhleri formu
6- Taşınmaz mal üzerindeki hak ve mükellefiyetler
7- Taşınmaz malın tapu beyan bilgileri formu
Bu formlar otomasyona geçecek illere yeterli miktarda dağıtılmış, form doldurma kılavuzu hazırlanmış, form doldurma eğitimleri verilmiştir. Bu esnada birçok ilde dağınık durumda bulunan dosyalar eksikleri giderilerek, tek elde toplanıp, yeni dosya sistemi kurulmuştur. Bir defaya mahsus bir çalışmayla tapu taraması sırasında doldurulan bilgi formları ICR (Image charecter recognatıon) vasıtasıyla bilgisayar ortamına atılmış, zaman ve eleman tasarrufu sağlanmıştır. Daha da önemlisi 21 ilde otomasyon öncesi toplam 550 bin olarak bilinen taşınmaz mal sayısının şu anda 705 bin olduğu görülmüştür. Bu rakam daha da artacaktır. Tek başına bu bile MEOP'nin kazanımları konusunda en somut göstergedir.
10 - Ofis Otomasyonu
Bill Gates ‘kağıtsız büro büyük bir hayaldir.' demektedir. Fakat kağıtsız ortama geçişte atılacak ilk adım ofis otomasyonudur. MEOP çerçevesinde merkez ve taşra birimlerinde tüm daktilolar kaldırılmıştır. Amaç; mekan ve zaman sınırlaması olmadan elektronik ortamda yazışmaların yapılması ve iletişimin sağlanmasıdır.
Milli Emlak'ta mevzuatın yoruma dayalı oluşu, bir işlemin diğer bir işlem için her zaman örnek teşkil etmemesi vb. nedenlerden dolayı, yazılan bir yazı defalarca bir üst tarafından değiştirilmekte ve bu muazzam bir kağıt ve zaman sarfiyatına sebebiyet vermekteydi. Ayrıca yazışmaların yoğunluğu ve çeşitliliği nedeni ile geçmişte insanlar uzun süre daktilo kuyruğunda bekliyordu. MEOP'si kapsamında bu ve benzeri sorunlar çözülmüştür.
Ayrıca tüm uygulama programlarımızda yazışmalar kısmı mevcuttur. Matbuu nitelikteki yazışmaların tümü değişkenleri veri tabanından çekerek program içinden bir tuşla hazırlanmaktadır. Bu yazışmalarda belli bir standardı ve müthiş bir hızıda beraberinde getirmektedir. Ofis otomasyonu konusunda planlanmış ,atılacak daha birçok adım mevcuttur.
11 - Dokümantasyon
Gereksinimlerin toplamını, emeğin ulaştığı noktayı, toplam kaliteyi belirlemek için yaptığını yaz, yazdığını yap. Otomasyon projelerinin başarısı tüm faaliyet ya da süreçlerin dokümante edilmesinden geçiyor. Bu proje takımının bilgiyi paylaşmasını ve bilgiye erişimini hızlandırmayı beraberinde getiriyor. Bu amaçla toplam 4000 sayfaya yakın doküman üretilmiştir. Bunların başlıcaları;
· Sistem analizi ve tasarım çalışması
· Uç kullanıcı eğitim kılavuzu
· Program kullanım kılavuzu
· Programcı el kitapçığı
· Taşınmaz mal bilgi formu doldurma kılavuzu
· Kod kitapçığı vb.
12 - Kodlama (Bilgi Standardı)
Mahalle ve köy kodlarının olmadığı bir ülkede bilgi standardından bahsetmek mümkün mü? Kodlanmayan bilginin analizi ne kadar sağlıklı yapılabilir? Bu soruları çoğaltmak mümkün. Bilgisayarınızı bilgi çöplüğüne çevirmemek için mümkün olan her bilgiyi kodlayın. Bilgi işlem projelerinde yapılan yanlışlardan biri de budur. Aynı zamanda kodlanma yazılımın kalitesinin de bir göstergesidir. Bu amaçla MEOP'nde 120 kod türünde toplam 33.000 adet bilgi kodlanmıştır. Bu adetler sürekli artış göstermektedir. Bunlardan bazıları;
İl Kodları
Alt Birim Kodları
Taşınmaz mal Cins Kodları
İnşaat Tür Kodları
Birim Kodları
Şube Kodları
İlçe Kodları
İşgal Tür Kodları
Taşınmaz mal Üzerindeki İşlem Tür Kodları
Kesinti Tür Kodları
Taşınmazmal İdare Şekilleri Kodları
Hak Ve Mükellefiyet Kodları
Mahalle-Köy Kodları
Uyruk Tür Kodları
Taşınmaz mal Çıkış Tür Kodları
İmar Tür kodları
Taşınmaz malların İmar Özellikleri Kodları
Taşınmaz mal Sınıf Kodları
Kurum Kodları
Banka Kodları
İhale Tür Kodları
Kurum Ana Kodları
Saymanlık Kodları
Satış Tür Kodları
İdare Kodları
Onarım Nitelik Kodları
Marka Kodları
Bütçe Durumuna Göre İdare Tür Kodları
Bilgi Belge Durumu Kodları
Isınma Tür Kodları
Hesap Tür Kodları
Ülke Kodları
Taşınmaz mal Çıkış Tür Kodları
Edinme Şekli Kodları
Dava Tür Kodları
Kamu Konutları Tür Kodları
Kamu Konutları Yasa Kodları
Tebliğ Kodları
Mevzuat Tür Kodları
Satış Yasal Dayanak Kodları
Karar Kodları
Fiili Durum Kodları
Eğitim Düzeyi Kodları
Bulunduğu Yer Kodları
Görev Yeri Kodları
İmar Yasaları Kodları
Muhafaza Edildiği Yer Kodları
Kiralama Kodları
Dil Düzeyi Kodları
Mahkeme Kodları
Taşınır mal Edinme Şekli Kodları
Uluslararası Emlak Yasal Dayanak Kodları
Taşınır mal Kodları
Dava Tür Kodları
Milli Emlak Şube/Servis Kodları
Evrak İzleme Kodları
İmar Tür Kodları
İller PTT Alan Kodları
Kadro Tür Kodları
Cins Ana Kodlar
Gider Tür Kodları
Satış Cins Kodları
Özel Satış Tür Kodları
Taşıt Tür Kodları
13 - İstatistik Ve Masaüstü Yayıncılık
Üst düzey yöneticilerin,devlet idaresinde etkinliğinin sağlanması, görevlerinin tam ve verimli bir şekilde zamanında yerine getirilebilmesi, kuruluşun amaçlarına tam olarak ulaşabilmesi için bilgi teknolojinin sunduğu nimetlerden faydalanmaları zorunlu hale gelmiştir.
Bilgisayar desteksiz bir bilgi sistemi görmek günümüzde imkansızlaşmıştır. Bilgi sistemleri,üst düzey yöneticilerin bilgisayar faaliyetlerinden bekledikleri faydaların somutlaştığı sistemler olmak zorundadır.
Rakamlarla konuşmayı öğrenmeliyiz. İstatistik olmadan çağdaş yönetim olamaz. Evet, birde buna “rakamlar yalan söylemez “i eklemek istatistik ve buna bağlı olarak bilgi sistemlerinin önemini anlatmak için yeterlidir. Bütün bilgisayar projeleri Yönetim Bilgi Sistemi ve Karar Destek Bilgi Sistemini hedeflemelidir. Yoksa projede son nokta konulmuş, proje bitmiş sayılmaz.
MEOP'nde bilgi sistemleri kendi içinde işlevleri ve hizmet sundukları kesimler itibarı ile şunlardır.
Genel Müdürlüğümüzce yapılan tüm işlemlere ait istatistik ve grafikler aylık ve yıllık olarak MEOP‘nin başladığından bu yana düzenli olarak çıkarılmaktadır. Hedefimiz; Genel Müdürlük ve tüm illerde yıllık, aylık, hatta günlük istatistiklerin alınabilmesi ve tüm kamuoyuna yayınlanması olmalıdır. Yetersiz olduğumuz bir nokta Yönetim Bilgi Sistemi ve Karar Destek Bilgi Sistemini bugün için tam olarak oluşturamadığımızdır. 2000 yılı boyunca geri kalan 38 ilin otomasyonu ile birlikte bu konunun öncelikli gündem maddemiz olacağı kesindir.
Ayrıca Genel Müdürlüğümüzce yapılan çalışmalarla ilgili olarak çıkarılacak olan broşür, kitapçık vb. yayınlar merkezimizce çıkarılmaktadır.
IV - NEREDEYİZ (BUGÜN NE YAPIYORUZ)
Günümüzde belirli bir zaman içerisinde kamuda bir proje yürütmenin ve sonuçlandırmanın zorlukları herkes tarafından bilinen bir gerçektir. Bilgi işlem faaliyetleri bir bütündür ve birbiriyle paralel yürütülmek zorunda olan birçok projeden oluşmaktadır. Bilgi işlem projelerinin yönetimini zor kılan ve diğer projelerden ayıran özelliklerden biriside belli bir zaman kesitinde projenin başarısını ölçmenin çok zor bir iş olmasıdır.
Projenin son çeyreğine girdiğimiz günümüzde “Bugün ne yapıyoruz?” sorusunun cevabı birinci olarak göze gözükmeyen ama aksatmadan yürütmek zorunda olduğumuz “günlük işler” diyebileceğimiz aşağıda belirtilen mevcut yapıyı işletmek olmalıdır.
Proje hedeflerinin yanı sıra yukarda ki süreklilik ve her bir alt başlığının uzmanlaşma gerektiren işlemleri kendi içinde organize 20 çalışma ekibi, çalışmalarında kalite ve verimliliği esas alarak yürütmektedir. Matris örgütlenmeyle, proje işleyişinde yönetsel anlamda da örnek bir yapı mevcuttur.
Bunun yanı sıra gözden kaçan bir diğer konuda şudur. Bugün ülkenin dört bir yanına dağılmış 1600 aşkın elektronik aletin sorumluluğu bilgi işlem merkezindedir. Aşağıdaki tabloda dağılımı gösterilen bu aletlerin 24 saat, 365 gün kesintisiz işletilmesi için servis hizmeti verilmektedir. İyimser ve basit bir hesapla bunların günde %1'i servis hizmeti beklese (ki en azından bu iş böyle), buna birde yazılımdan doğan problemler eklenince (ki 3-4 kat fazla olur) ortalama 30 servis hizmeti o gün içinde bekletilmeden çözülmek zorundadır. Proje bittiğinde bu 1600 rakamı 3 bini aşacaktır.
ikinci olarak önceden öngörülemeyen durumlar neticesi projede bugün itibarıyla oluşmuş 9 aylık gecikmenin giderilmesi için çalışmaların hızlandırılması konusunda yöntemler geliştirmektir. Sıfırdan başlanarak gelinen bu nokta beraberinde bir rahatlamayı getirmemeli, tam tersi son noktayı koyabilmek için bütün güçler seferber edilmelidir. Bu anlamda üçüncü olarak geri kalan 38 ilin ve büyük ilçelerin ihalesini tamamlayabilmek için gerekli ödeneğinin teminini sağlamaktır. Bu belki de en zor iştir. Çünkü bir önceki ihalelerde hep öyle olmuştur. Bu konuda da gerekli çalışmalara bugünden başlanılmıştır.
YILLARA GÖRE DONANIM DURUMU
1995 1996 1997 1998 1999 2000
SERVER 4 17 23 48 123
PC 2 141 316 449 962 2625
YAZICI 1 50 110 156 380 1407
UPS 2 15 22 42 689
Diğer 15 54 74 256 409
TOPLAM 3 212 512 724 1688 5253
V - NEREYE GİDİYORUZ (SONUÇ YERİNE)
Dijital çağ, dijital sinir sistemi, WEB tarzı yaşam, Intranet, Internet, Extranet, e-mail e-ticaret vb. günümüzde bilgisayar konusu geçtiğinde herkesin çok rahat tükettiği sözler bunlar. Her kurumun Internet'de WEB sayfası mevcut. Son günlerde moda olan bu basit işlemi gerçekleştirmekle kurumda bilgisayar projesine son nokta konulmuş gibi gösteriliyor. Çözüm mü? Hayır. Sormak lazım. WEB sayfandaki bilgiler kaç MB ve online mı? İşte bu soruya olumlu cevap veren kamu kurumu bu işi bitirmiş demektir. Bugüne kadar ki çabamız bu işin altyapısını oluşturmaktı. Bunu başardığımızı zannediyorum. Artık hedef 2000 yılında ipi birinci olarak göğüslemek, bu alanda çıtayı yükseltmektir.
Gelişmiş ülkelerde bileşim harcamaları Milli Gelirin %4'ü düzeyinde iken Türkiye'de %0,6'dır. Dünyada kişi başına bileşim harcamaları ortalama 60 dolarken Türkiye'de 15 dolardır. Beyaz yakalı her 100 çalışan başına düşen PC adedi Norveç 110, ABD 105, İrlanda 84, İngiltere 57, Avrupa Birliği 54, Türkiye'de ise çok düşüktür. Milli Emlak'ta hedef %60-70'dir. Bu hedefi gerçekleştirmek bile Batı standardında bir proje yürütmektir. 2001 yılında ABD hanelerinin %60'ın PC'e sahip (Türkiye'de % 2) ve bunun %85 i Internet'e bağlı olacağı kesine yakın bir tahmindir. Son fırsat kaçırılmamalı! Bilgi çağı yakalanmalıdır.
Elektronik kamu hizmeti ağları oluşturma konusunda geride kalan ülkeler enformasyon çağına geçişte dezavantajlı duruma düşecekler. Devlet en büyük enformasyon yaratıcısı ve tüketicisi olarak, enformasyon çağında daha kaliteli ve çeşitli hizmetler sunmak için bu teknolojileri kullanarak toplumun bütün kesimlerini kapsayan bir dönüşümde öncü olmak ve yol göstermek zorundadır.
Milli Emlak Genel Müdürlüğü 3 yıl önce Maliye Bakanlığında bilgisayarlaşma konusunda sonuncu durumda iken bugün bilgi işlem anlamında her alanda birinci duruma gelmiştir. MEOP'un etkileri sonucu son 2 yılda bakanlık içindeki diğer birimlerde de bir hareketlenme, bir sıçrama, yeniden yapılanma olduğu söylenmektedir. Bu projemizin ölçülemeyen dolaysız etkileridir. Fakat daha katedilmesi gereken çok yol, yapılması gereken çok iş vardır. Henüz kapağı açılmamış, sırası geldiği zaman uygulamaya konacak bir çok projemiz mevcuttur. Artık hedef ülkemizin en iyi bilgi işlem merkezine sahip olmaktır. Bu hayali bir hedef değildir.
Sonuç olarak, projenin bitiş tarihinin Aralık 2000 olduğu, proje çalışanlarının tüm Milli Emlak çalışanlarının desteğine ihtiyacı olduğu unutulmamalıdır. Her türlü etki ve baskıdan uzak, bilgi işlem çalışmasının bir gönül işi, sabır işi,olduğunu kavramış “amatör bir ruh ve profesyonel bir zihniyetle” yürütülen bu çalışma her anlamda “kamuda örnek bir otomasyon projesi” çizgisinden taviz vermeden hedefine ulaşacaktır. Tercihimiz; günü kurtarmak adına geleceği tüketmek değil, bugün yaptığımız işle geleceği üretmek, Türkiye'yi bilgi çağına götürmekte örnek olmaktır.
Yorumlar