FON SAĞLAMAK İÇİN HAZIRLANAN TEKLİFLER

FON SAĞLAMAK İÇİN HAZIRLANAN TEKLİFLER hazırlayan Phil Bartle, PhD çeviren K. Karabinis Referans Belge Bağışçı kuruluşlardan nasıl kaynak sağlanır? 1. Giriş: Teklif, bir projeyi gerçekleştirebilmek amacıyla finansal destek alabilmek için yapılan taleptir. Bu teklif, bir topluluk projesi için topluluk üyelerinin onayını almak üzere kullanılabilir (burada topluluğun kendisi en önemli bağışçıdır). Bu önerileri projenizin herhangi bir bağışçı tarafından fonlanmasını sağlamak üzere kullanabilirsiniz. Size önerimiz birden fazla fon kaynağını hedeflemenizdir. Eğer yalnızca bir fon kaynağınız var ise, bu durum o kaynağa bağımlı olmanız sonucunu doğuracaktır. Proje teklifi sadece istediğiniz şeyleri listelediğiniz bir “alışveriş listesi” değildir. Bağışçı kuruluşun istediklerinizin bir kısmını mı yoksa tümünü mü destekleyeceği konusunda karar verebilmesi için proje teklifiniz istediğiniz şeyler listesindeki her bir kalemin gerekçesini ortaya koymalıdır. Bu kalemlerde belirttiklerinizle ne yapmak istediğini tam olarak bilmeniz (ve iletmeniz) gerekmektedir ve işte bu nedenle de başarmak istediklerinizi gerçekleştirebileceğiniz bir proje tasarlamalısınız. Projenizi dikkatli bir şekilde formüle etmek ve tasarlamak çok önemlidir. Bunun yanında teklifinizin gerekli fonu çekebilecek nitelikte yazılmış olması da aynı derece de önemlidir. Proje teklifi yazmak belli derecede bilgi ve pratik gerektiren bir yetenektir. Proje teklifiniz dürüst bir “satış” dokümanı olmalıdır. Teklifin işi bilgi vermek ve ikna etmektir; tavsiye verme, böbürlenme veya yalan söyleme yeri değildir. Eğer fikrinizin iyi bir fikir olduğunu düşünüyor ve desteklenmesi gerektiğine inanıyorsanız, proje teklifiniz bunu, karar vericilerin diğer proje tekliflerine karşı sizin teklifinizin değerini ölçebilecekleri şekilde dürüstçe ortaya koymalıdır. Teklifiniz projenizin nasıl gerçekleşeceğini ve ne zaman sonlanacağını açıkça göstermelidir, yoksa teklifiniz kendi kendini desteklemekten öteye gidemeyecektir. Teklifler temiz ve düzenli olmalı, tercihen bilgisayar ortamında yazılmış olmalı ve konu dışı gereksiz hususları içermemelidir. Teklifinizin ne kadar ayrıntılı olacağı talep edilen fon miktarına ve tüm projenin ne kadar büyük olduğuna bağlı olmalıdır. Buradaki ana esasları projenize ve teklifin yapıldığı bağışçıya göre değiştiriniz. Proje teklifiniz, şu ana kadar yapmış olduğunuz arka plan çalışmalarını ortaya koymalı ve mantığa uygun bir organizasyonla sunulmalıdır. Sadece talebinizi belirttiğiniz bir mektup yazmak yeterli olmayacak, projeniz için desteğe ihtiyacınızın olduğunu göstermeniz ve karar vericileri projenin fonlanmaya değer olduğuna ikna etmeniz gerekecektir. Bu yüzden proje teklifinizi hazırlarken fon alabilmek için yarışan pek çok başka kurum ve bireylerin olacağını unutmayın. Demek istediğinizi tam olarak ortaya koyan açık ve basit bir dil kullanın. Eğer gerekliyse, anahtar noktaları göstermek üzere tablolar ve grafiklerden yararlanın. Teklifinizin içeriğini ve proje hikâyenizin akışını kalabalıklaştırmaması için ekler kullanınız. Destek talep ettiğiniz kuruluşun niteliklerine göre sunumunuzu şekillendirin. Teklifinizi almaları ve okumaları ardından fon kuruluşu ile şahsen mülakatta bulunabileceğinize dair istediğinizi belirtin. Ve özellikle… Teklifinizin kabul edilmemesi durumunda yılmayın. Göndermiş olduğunuz projenin neden kabul edilmemiş olduğunu düşünün ve eksiklerinizi tamamlayarak başka fon kuruluşlarından destek almayı deneyin. 2. Projenizi Planlayın (Pratik Vizyon): Belki sizin ve ortaklarınızın neler yapmak istediğinize dair pek çok fikri var; örneğin okuma yazma bilmeyenlerin sayısını azaltmak, fakirliği azaltmak, güvenli içme suyu sağlamak, sağlık seviyesini iyileştirmek, engelli kişiler için eğitimler sağlamak ve bunun gibi pek çok fikre sahip olabilirsiniz. Fakat, çok spesifik bir noktaya odaklana bir proje seçmeli, çalışmanızı en öncelikli gördüğünüz o soruna yönelik olarak tek bir ulaşılması istenen hedef ile sınırlamalısınız. Tüm topluluğu müdahil edin. Projenizi seçerken, bir toplantı düzenleyin ve bu toplantıya geçmişte ihmal edilmiş, topluğunuz içinde verilen kararlarda hiç söz hakkı olmayan kadınlar, engelliler ve çok fakir kimseler gibi insanları müdahil etmeyi de unutmayın. Proje ile yarar sağlamak istediğiniz insanların projenin kendi projeleri olduğunu, kendi yararlarına olduğunu ve kendi projeleri olduğu için ona katkı sağlayabileceklerini hissetmelerini sağlayın. Fakat sadece hedefinizi seçmek de yeterli olmayacak, aynı zamanda iyi bir planlamaya da ihtiyacınız olacaktır. İyi bir planlama mevcut ve potansiyel kaynaklarınızın tanımlanması, bir kaç stratejinin ortaya koyulup en gerçekleştirilebilir olanın seçilmesi, projenin öngörüldüğü şekilde ilerlediğinden (örneğin asıl başarmak istediklerinizle uyum içerisinde ilerliyor mu) emin olmak için nasıl izleneceğine karar verilmesi, proje muhasebesinin şeffaf ve doğru olarak yapılmasının sağlanması ve neyin ne zaman yapılacağına (takvim) karar verilmesi noktalarını kapsar. Projenin arka planını tarafsız bir şekilde ortaya koyabilmek adına yer, nüfus özellikleri, durum, mevcut olanaklar gibi konulara ilişkin biraz araştırma yapılması gerekir. Bu araştırmada topluluğun ve yararlanıcıların müdahil edilmesi geçerliliğinin sağlanması bakımından en iyi yoldur. Toplulukla veya hedef grup ile birlikte, bir plan veya Proje Tasarımı oluşturmak üzere Beyin Fırtınası Esas Prosedürlerini kullanın. Olumsuz eleştiriye izin vermeden, grup üyelerinden beyin fırtınası sürecinin her bir adımına katkıda bulunmalarını isteyin: öncelikli sorun nedir (tümünü, en saçma gözükenleri bile not edin ve daha sonra bunları öncelik sırasına göre sıralayın), proje hedefinin tanımlanmış sorunun çözümü olacağını grup üyelerinin anlamasını kolaylaştırın. Genel amacınızdan hareketle kesin, doğrulanabilir ve özel hedefler belirleyin. Kaynaklarınızı ve kısıtlamaları tanımlayın ve sonra bunlara yönelik olarak bazı alternatif çözümler ortaya koyup en gerçekleştirilebilir olanını seçin. Bu bölümde beyin fırtınası sürecinin genel bir şemasını ortaya koyduk; beyin fırtınası sürecine ilişkin daha fazla detay bulabileceğiniz başka belgeler bulunmaktadır. Arkaplan çalışmanızdan hareketle, teklifinizin taslağını hazırlamaya başlamak isteyeceksiniz. Birden fazla kaynaktan fon elde etmeye çalışmanızı yüksek derecede öneririz. Kuruluşunuzun veya grubunuzun yalnızca tek bir bağışçıya bağımlı olmasına izin vermeyin. Teklifinizi yazmaya başlamadan once, şu hususları göz önünde bulundurun: Teklifi yazmaya başlamadan önce hükümetler, Birleşmiş Milletler birimleri, bazı uluslararası sivil toplum kuruluşları veya özel kuruluşlar vasıtasıyla ne gibi kaynakların olduğunu bulmanız gerekir. Bağışçıların çoğu, proje teklifinizdeki yerel insiyatifin derecesinin ne olduğuna, ülke içindeki mevcut kaynakların kullanımına ve projeye verilen ilk fon harcandıktan sonra projenin nasıl sürdürülebileceğine dair planlarlara bakmaktadırlar. Projeniz uygulanabilir nitelikte olmalı, çok fazla maliyetli olmamalı ve başka durumlarda da tekrar edilebilecek nitelikte olmalıdır. Bağışçı kurumlar kalkınma projelerine bütüncül yaklaşımlarını giderek daha fazla arar olmuşlardır. Bu şu anlama gelmektedir ki bağışçı kurumlar projenizin mevcut aktiviteleri ne ölçüde desteklediği ve onlara ne ölçüde yardımcı olduğunu ve projenizin tanımlanmış sorunların çözümünde ne kadar rolü olacağını görmek isteyeceklerdir. Hemen hemen tüm BM ve hükümet ajansları, kurumlar ve özel gönüllü ajansların takip edilmesini talep ettikleri kendilerine has teklif formatları vardır. Eğer yerel veya bölgesel bir temsilci ile irtibat halinde değilseniz, uygun prosedürlerin, başvuru formatının ve fonlama gerekliliklerinin neler olduğuna dair bilgi talep eden bir mektup yazın. Formatlar değişiklik gösterse de tüm ajans ve kurumlar için sorulan sorular aynıdır. Ajansın bütçeleme döngüsünün nasıl işlediğini, yıllık mı, çeyrek dönemler halinde mi, yoksa devamlı olarak mı bütçelendirildiğini öğrenin. Başvurular için bir son tarih olup olmadığını kontrol edin. 3. Projenin Yapısı (Teklifinizin Anahatları): Burada belirtilen (yapısal) prensipler size proje teklifinizde ne yazacağınızı anlatmaktan çok, teklifinizi nasıl yazacağınızı göstermeyi amaçlamaktadır. Eğer teklifinin yazılmasından siz sorumluysanız, kelimenin tam anlamıyla “uzman” olduğunuz içindir. Eğer sorumlu siz iseniz, neyi başarmak istediğinizi ve nasıl başaracağınızı biliyorsunuzdur. Her halukarda, hemen panik yapmayın ve çok sıklıkla kullanılmayan teknik jargon nedeniyle canınızı sıkmayın. Teklifinizi kendi başınıza yazmaya çalışmayın. Arkadaşlarınızdan ve meslektaşlarınızdan, programcınız, yöneticiniz ve gerek kavramsal gerekse stil anlamında yardımcı olabilecek diğer ekip arkadaşlarından yardım isteyin. Bir “diyaloğun” yazılı şekli gibi hazırlanmış ve her bir takip eden taslağın sürecin devamı olduğu bir teklif hazırlamayı düşünün. Teklifinizin bölümleri burada gösterilen sırada yazılmak zorunda değildir, fakat bir bölümde yazdıklarınız diğer bölümlerde yazılanlarla özel bir şekilde bağlantılı olmalıdır. Doğru bölümde doğru içeriği yazmış olduğunuzdan emin olun. Her bir konunun diğer konularla ve projenin bütünüyle bağlantısı olduğundan emin olun. 4. Başlık Sayfası (Kapak): Bu tek bir sayfa olup teklifinizin ön kapağıdır. Başlık sayfanız şunları içermelidir: Tarih, Projenizin adı, Projenin uygulanacağı yerler, Kuruluşun adı ve Diğer tüm gerekli tek satırlık bilgiler Başlık sayfasını özet takip eder, fakat teklif sahipleri şimdilik bunu düşünmemeli ve öncelikle teklifin diğer bölümleri hakkındaki bilgileri okumalıdır. 5. Arka Plan (Sorunun nedenleri): Bu bölümde projenize neden ihtiyaç olduğu sorusuna yanıt vermeniz beklenmektedir. Bu bölümde mevcut durumu tanımlayıp hangi faktörlerin projenizi forfüle etmenizde etkili olduğunu anlatmak isteyeceksiniz. Projeye ihtiyaç olduğunu nasıl saptadığınızı ve projenin geliştirilmesine kimlerin müdahil olduğunu anlatın. Projenizin kökleri veya ortamını açıklayın. Öncelikli sorunları tanımlarken tüm topluluğu müdahil etmek önerilmektedir; buna “katılımcı araştırma” adı verilmektedir. Arka planın ilk görevi sorunu tanımlamaktır. Bu şu anlama gelmektedir: Arkaplanda sorun adlandırılır ve yeri saptanır. Hedef grupların (yararlanıcıların) kimler olduğu, sektörün ve büyüklüğün ne olduğu ve bu sorunu çözmeye çalışan diğer aktörlerin kimler olduğunu gösterir. Aynı zamanda söz konusu sorunun diğer aktörler tarafından ne ölçüde çözülmüş olduğunu ve sizin grubunuzun bu konuda şimdiye kadar ne tür başarılar elde ettiğini ortaya koyar. Üzerine eğilmek istenilen sorun ya da sorunları incelerken, bazı sorular oluşur. Hedef grubun fon verilmesini ve hatta geçici bir süre için görevlendirilmiş bir personeli gerektirecek ne gibi bir durumu vardır? Topluluğun, grubunuzun veya projenin tarihçesi birincil derecede önemli olmamakla birlikte, kısaca anahatlarının çizilmesi yararlı olabilir. Bundan daha da önemlisi, herhangi bir bağışçının sizin projenize fon sağlamasına karar vermesi için ne gibi durumlar veya durumlarda ne gibi değişiklikler beklenmektedir? Bunların yanında şunu da eklemek isteyebilirsiniz: Proje alanı (konular ve sorunlar, tanımlamalar değil), Bu teklifi hazırlamanızın nedenleri, Projenin oluşturulmasına sebep olan durumlar ve Projenin bir parçası olacağı daha geniş plan veya strateji Eğer projeniz yeni başlayacak olan bir proje değilse, arkaplan aynı zamanda projenizde başladığından itibaren ne gibi değişiklikler olduğunu da ortaya koyacaktır. Arkaplan bölümünün projenizin çözmeye niyetlendiği soruna ulaştıran faktörleri tanımlayan bölüm olduğunu unutmayın. Bu bölümdeki herşey projenin ve talep edilen fon desteğinin bir gerekçelendirmesi olacaktır. Buradaki uzun tarihçeler ve analizler projenize zarar verecektir. 6. Amaçlar & Hedefler (Çözüm = Çıktı): Projenizin amacı, arkaplanda tanımlanan sorun ya da sorunları çözmek olmalıdır. Amaçlar ve hedefler, yukarıda bahsedilen sorunların çözümlerinin neler olduğunu söyleyerek bir önceki bölüm ile bağlantılı olarak ortaya konmalıdır. Bir grup (genel) amaçlarınız ve bir grup (özel) hedefleriniz olmalıdır. Genel, uzun vadeli ve geniş kapsamlı “amaçlar” ile başlayın. Bu amaçlardan hareketle, doğrulanabilir, ölçülebilir, kesin ve başarmak için kendine has tarihleri olan özel “hedeflerinizi” belirleyin. Örneğin: “Okuma yazma bilmeme oranını azaltmak” bir amaçtır; “2 Marta kadar 20 müşteriye temel okuma yazma becerisinin kazandırılması” ise bir hedeftir. Projenizin hedeflerini ortaya koyarken mümkün olduğunca özele inmek isteyeceksiniz. Hedefleriniz, projenizin beklenilen sonuçları şeklinde yazılmalı, bunları nasıl başaracağınızı anlatmamalıdır. Bu sonuçlar doğrulanabilir olmalıdır (yani bu sonuçlara başarıyla ulaşıldığını açıkça gösterebilmeniz ve aynı sonuçların dışarıdan gözlemciler tarafından da teyit edilebilir nitelikte olması gerekir). Projenizin amaç ve hedeflerini seçerken, bağışçınızın özelliklerini hatırlayın; ne tür çözümler aranmaktadır? Bağışçı bağımlılığa katkı sağlamak istemez, yerel halkın haklarını koruması gereken otoritelerin üzerindeki yükümlülük baskısını azaltabilecek olan hayır hizmetlerini fonlamakla da ilgilenmez. Bağışçıların pek çoğu rutin denebilecek “operasyonların” gerçekleştirilmesi için bir fon kaynağı değildir. Bağışçılar, en savunmasız ve sıkıntı içinde olanların ihtiyaçlarını ortaya koyacak aktiviteleri desteklemek ve özgüven, etnik uyumluluk ve kalkınmayı teşvik etmek isterler. 7. Yararlanıcılar (Hedef Grup): Bu bölümde yararlanıcıları veya hedef grupları bir takım detaylarla anlatırsınız. Dolaylı veya ikincil yararlanıcılar da ekleyebilirsiniz (örneğin, asıl yararlanıcılara yardım etmek üzere eğitilmiş olan kişiler). Bu bölüm arkaplanda bahsedilen konunun bir uzantısı şeklinde ortaya konabilir; sayılarını, özelliklerini, neden savunmasız olduklarını ve benzeri özelliklerini anlatın. Eğer projenizin seçim ve tasarımında yararlanıcıların katılımını sağlamış olduğunuzu gösterebilirseniz, bağışçılar projenize daha pozitif bakacaklardır (Bir ek yardımı ile yararlanıcı toplantılarını listeleyebilir, bu toplantıların hangi tarihte, nerede, ne kadar süre boyunca yapıldığı, konuşmacının kimler olduğu, hangi konuların tartışıldığı ve yararlanıcı grup üyelerinden kimlerin katıldığı gibi detayları sunabilirsiniz. Yararlanıcılar bölümünde bu eke atıf yapın; bu bölüme eklemeyin; teklifinizin en sonuna koyun). 8. Hedefler ve Aktiviteler (Girdiler): Bu bölüm projenizin girdilerini anlatır, örneğin projenizin ne gibi kaynaklarla (nakit, personel ve aktiviteler) gerçekleştirileceğini gösterir.. Öncelikle, yukarıda bahsettiğiniz hedeflere ulaşmak için muhtemel stratejileri gözden geçirerek başlayın. Her seferinde bir önceki bölümle bağlantı kurmayı unutmayın. İyi bir proje teklifi iki, üç veya dört farklı stratejiyi ortaya koyar ve bir tanesi dışında diğerlerini eleyip neden o bir stratejinin seçilmesi gerektiğini açıklar. Ve daha sonra şu sorulur “Bahsedilen hedefler ve stratejiler çerçevesinde, bu stratejiyi izlemek ve hedeflere ulaşmak için başlanması veya uygulanması gereken aktiviteler nelerdir?" Hedef dediğinizde şu sorular sorulur “ne kadar, kime, nerede ve kim tarafından?”. Bir başka ifadeyle “kim ne yapar”. Örneğin, ne gibi eğitimler sağlayacaksınız, bu eğitimler ne kadar sürecek ve kaç kişi bu eğitimlere katılacak? Bu eğitimlerle ne tür özel yetenekler öğretilecektir ve ne gibi tamamlayıcı aktiviteler planlanmaktadır? Projenizde ne gibi görevler üstlenildiğinden bahsedin. İş tanımları için proje teklifinizin ekine atıf yapın. Her zaman aktivitelerin hedeflerin başarılmasına nasıl katkı sağlayacağından bahsedin. Destek ekibinin aktivitelerinin bile gerekçelendirilmesi gerekmektedir ki proje kapsamında operasyonel ekibin amaçlarına ulaşması için işe alınmalarına neden ihtiyaç olduğu açıkça ortaya koyulabilsin. 9. Eylem Planı (Hangi eylem ne zaman): Bu bölümde, hedeflerinize ulaşmak için planladığınız aktivitelerin sırasını ortaya koyarsınız. Yaklaşık olarak da olsa tarih verebilecek düzeyde detaya inebilirseniz çok iyi olur. Takvim olaylarınızı işaretlemek için bir diyagram veya çubuk grafiği kullanmak isteyebilirsiniz. Projenizin fazlarını da iş planınızda gösterin; bir adımdan diğer bir adıma nasıl geçtiğini gösterin. Ne kadar süre boyunca desteğe ihtiyaç vardır? (Projeniz ne zaman sona erecek veya projeniz ne zaman yerel düzeyde kendi kendini destekler duruma gelecektir?) 10. Organizasyon (Profil): Bu bölümde, yukarıda bahsedilen aktiviteleri gerçekleştirmek için ihtiyaç duyulan (belki değişmekte olan) organizasyon ve idare yapısı anlatılır. Bu bölümdeki diyagramlar oldukça kullanışlıdır. Organizasyonunuzun/kuruluşunuzun amaçlarını ve aktivitelerini kısaca anlatın. Benzer karaktere sahip problemler konusunda ne gibi tecrübeleri olduğunu, bu gibi projeleri üstlenmek için ne gibi bir kapasite ve kaynağa sahip olduğunu özele inerek anlatın. Organizasyonunuzun üyelerinin yetenek ve tecrübeleri, insane kaynaklarınız, en önemli noktanız olabilir. İleride muhtemel işbirliği halinde olacak ajanslardan organizasyonunuza ne gibi yardımlar beklediğinizden bahsedin. Eğer var ise yıllık raporlar gibi ek organizasyonel bilgileri ekleyin. Şunları açıklayın: Nasıl yapılacak? Proje için kim sorumlu? Projeyi kim uygulayacak? Ve Projenin uygulanmasını kim yönlendirecek? Projeyi kim yürütmektedir? Genel olarak organizasyondan kim sorumludur? Genel olarak uygulamadan kim sorumludur (tasarım ve izleme sorumluluğunun aksine ve farklı aktörler, ajanslar ve yerlerin aksine)? Bu değişecek midir? Bu gibi soruların cevaplarına teklifte yer verilebilir. Organizasyonu geliştirmek adına katılımcı yöntemler konusunda bkz. Eğitim ile organize olma Projeye katkı sağlayacak olan gönüllü aktiviteleri (emekleri)ni de görmezden gelmeyin. Ücretli olarak çalıştırılmakta olan ekibin içinde olmasalar da, gönüllüler de kaynaktırlar ve projeye kaynak anlamında katkı sağlarlar. 11. Maliyetler & Faydalar (Analiz): Bir proje teklifinde, maliyetler ve faydalar bölümü her bir kalemin sıra sıra yazıldığı ve ihtiyaç duyulan parayı karşısına yazdığınız bütçe ile aynı şey değildir. (Satır satır yazılan bütçe dokümanınızın sonunda bir ek olarak yer almalı, metnin içinde verilmemelidir). Proje teklifinizin metni içinde, maliyetler ve faydalar bölümü analitik olmalı, hikâyesel bir anlatım yapmalı ve önceki bölümlerle bağlantı kurmalıdır. Daha fazla açıklama gerektiren bütçe satırlarını açıklamalıdır (örneğin nedeni açık ve kendiliğinden anlaşılır olmayan satın alımlar, harcamalar veya ihtiyaçlar). Bir maliyet-fayda analizi yapmaya çalışmalısınız. Örneğin, ulaşılan hedeflerin sayısı ve toplam maliyet ile bağlantı kurun ve birim maliyeti hesaplayı (örneğin, toplam maliyetin okuma yazma öğretilen çocukların sayısına bölünmesi okuma yazma öğretmek için gereklli birim başı maliyeti verir). Aşağıda verilen bilgilere ilişkin özetler veya toplamlar bağışçıların karar vermesine yardımcı olabilir: Yerel maliyetler, Dış maliyetler, Finansman yöntemleri, İhtiyaç duyulan yerel ve yabancı para karşılaştırması, Yerel toplumun finansal olmayan tüm katkıları (her birinin karşılık geldiği parasal değer), Teçhizatların edinilmesi için yöntemler (nereden ve nasıl alındığı) ve Bu teklifte talep edilen toplam maliyet payı Maliyetler kadar (teklifinizde talep ettiğiniz miktarlar da dâhil olmak üzere), aynı zamanda maliyetler (girdiler) ve faydaların değeri (çıktılar) arasında bir karşılaştırma yapmalısınız: Kimler yararlacak? Nasıl yararlanacak? Projeniz için gerekçeler? Projenizin özel çıktıları nelerdir? Yararlanıcı başına maliyet ne kadardır? Yararların değeri girdilerin maliyetini geçecek mi (ya da tam tersi)? Ne kadar geçecek? Hedefler niteliksel anlamda birbirinden farklı olduğunda (örneğin, oluşturulan yeni aile komitelerinin sayısı ve okuma yazma öğretilen çocukların sayısı), bu durumda bazı isteğe bağlı fakat mantıklı “birim başı” maliyetler hesaplanmalıdır. Bütçe toplamları bu bölümde verilmeli, daha sonra da detaylı bütçe için eke atıf yapılmalıdır. Diğer kaynaklar (bağışçılar ve bağış miktarları) bahsedilmelidir. Talep edilen miktar burada hikâyesel metnin içinde bahsedilmelidir. 12. İzleme (Takip): İzleme şunlar tarafından yapılmalıdır: Yerel komite ile temsil edilen etkilenen toplum, Sizin ajansınız veya organizasyonunuz (içinde kimin olduğunu belirterek) ve Bağışçılarınız Başarılar nasıl ölçülecek? Bu başarılar nasıl doğrulanacak? İzleme ve takip proje aktiviteleri içinde yapılandırılmış olmalıdır. Sizin (projeyi uygulayan ajans) tarafınızdan devamlı bir öz değerlendirme şeklinde olmalıdır. İzleme ve projeden bağışçılara raporların alınması hesap edilmeli ve proje teklifiniz içinde yer almalıdır. Aylık raporlar devam eden planlama ve tüm ülke düzeyindeki programlama için bağışçıya göre kullanışlılığı düşünülerek tasarlanmalı ve gözden geçirilmelidir. Bir şey kesin ki; raporlamalarda sonuçlar veya çıktılara vurgu yapılmalıdır. Örneğin projenin hedef grup veya yararlanıcılar üzerindeki etkisinden bahsedilmelidir. Eğer raporunuz çok uzun değil ise aktivitelerin bir raporlamasının yapılmasının da bir sakıncası yoktur. Proje teklifinizde tanımlamış olduğunuz planlanan hedeflerle karşılaştırıldığında, başarıyla elde edilen sonuçların raporlanması esastır. Bkz. İzleme 13. Raporlama (İzlenimlerin İletilmesi): Bir ajans tarafından fonlanmakta olan her projede, muhasebe ve hesap verilebilirlik çok önemlidir. Bu, BM, hükümetsel veya STK gibi pek çok bağışçı ajans için böyledir. Teklifinizde, raporlamanız şunları tanımlamalıdır: “ne sıklıkla, kime, neyi içerecek şekilde?” Projenizin tipine bağlı olduğu için ve raporlama ve değerlendirme gereklilikleri ajanstan ajansa değişiklik gösterdiği için bunları fon almayı beklediğiniz ajans ile görüşmek isteyebilirsiniz.. Projenizi gerçekleştirmekte olduğunuz sırada değerlendirmek size ve bağışçılarınıza ne kadar ilerleme kaydettiğinizi, başarılarınızı ve ilerideki aktiviteleriniz konusundaki seçenekleri görmenize yardımcı olur. Devam etmekte olan projenizin dikkatli bir şekilde raporlanması benzer bir proje yapmak isteyenler diğerleri için paha biçilmez bir kaynaktır. Proje teklifiniz ne tür raporlar vereceğinizi anlatmalıdır. Bunlar düzenli ara raporlar ve bir nihai raporu içerir. Kısa, sıklıkla verilen raporlar (örneğin haftalık kâğıtlar) sadece olay ve aktiviteleri içerebilir. Daha uzun raporlar sadece proje aktivitelerinden değil aynı zamanda bu proje aktivitelerinin sonuçlarından da bahsetmeli, hedeflerin ne kadarının başarıldığı, neden başarılamamış olduğu ve yararlanıcılar (hedef grup) üzerindeki etkisinin neler olduğu gibi konuların bir değerlendirmesini yapmalıdır. Raporlar tercihen aylık olarak hazırlanıp sunulmalıdır. Ne tür raporlar sunacağınızı ve bunları ne sıklıkta ve hangi içerikle sunacağınızı proje teklifinizde belirtmelisiniz. Her proje için (eğer grubunuzun birden fazla projesi varsa) ayrı bir rapor sunulması gerekir (iki ya da üç sayfalık bir metin ve gerekli ekler). Detaylı bir aylık rapor gerçekleştirilmesi planlanan hedeflerin ne kadarına ulaşıldığını, eğer tamamen başarıya ulaştırılamamış iseler neden ulaştırılamadığını belirtmeli ve eğer değiştirilmesine ihtiyaç var ise hedefleri değiştirme konusunda neden ve önerileri ortaya koymalıdır. Hikâyesel raporunuz olaylar ve girdiler (ne gibi aktiviteler gerçekleştirildi, aşağıya bakınız) hakkında bilgi içerebilir, fakat önemli olan sonuçları (bu aktivitelerin tanımlanan hedefler doğrultusunda sonuçları) vurgulamanızdır. Yararlanıcıların sayı ve yerlerine dikkat edilmelidir. Aylık bir rapor, proje teklifinizin bölümlerine denk gelecek bölümler içerecek şekilde hazırlanırsa en iyisi olur. Detaylı bir aylık finansal raporda ne kadar paranın nereden geldiği ve bu paranın ne kadarının harcandığı teklifinizde listelediğiniz bütçe kategorilerine göre satır satır listelenmeli, eğer beklenin üstünde veya altında harcama yapılmışsa bunun nedenleri belirtilmeli ve bu harcamaların projenizin tanımlanan hedeflerinin gerçekleştirilmesine ne ölçüde katkı yaptığını göstermelidir. Nihai raporunuzda aylık raporlardaki aynı konuları içermeli, ayrıca bir de “Alınan Dersler” başlıklı bir bölüm ve projenin hedef topluluk ve çevresindeki bölgedeki etkisini değerlendiren bir bölümü içermelidir. Raporunuz az ama öz olmalıdır (yeterli ölçüde kısa ve tüm gerekli bilgileri içerecek şekilde). Raporunuz dürüst bir şekilde özeleştiri yapmalı ve analitik olmalıdır. Bkz. Rapor Yazma modülü. Hikâyesel raporlar için bahsedilen ilke ve kılavuzlar aynı zamanda finansal raporlar için de geçerlidir. Beyanatlar muhasebe için nasıl önemliyse, projenizin aylık bütçe çıktıları da programlama için çok önemlidir. Bütçe çıktılarının yanında planlanan harcamalardan sapma varsa bunlar için açıklamalara da yer verilmelidir. 14. Ekler: Teklifinizin metni tek bir bütün halinde, kısa ve öz fakat baştan sona kadar argümanınızın tümünü verecek şekilde ve kolay okunur olmalıdır. Pek çok önemli bilgiye yer vermeye çalışmak metni çok karmaşık ve okuması zor bir hale getireceğinden, dokümanın sonuna ekler konarak bu ağırlık önlenmelidir. Ek olarak verilebilecek tipik dokümanlar: Listeler, Diyagramlar, Detaylı bütçe, İş tanımları ve any other necessary detailed documents. Proje teklifinizin ilk taslağını yazdığınızda, tekrardan gözden geçirin ve metin içinde okuyucunun dikkatini dağıtacak ve metnin argümanının akışını bozacak detaylar olup olmadığına bakın. Eğer var ise bunları ek bölümüne alın ve bu detayların metin içindeki yerlerine eke atıf yapan notlar koyup okuyucudan daha fazla detay için eke bakmasını isteyin. Şimdi metni tekrar okuyun. Fazlalık detaylar ek bölümüne yerleştirildikten sonra argümanınızın akışı daha pürüzsüz bir hale gelirken bu bilgilerin metin içinde bulunmayışı metnin gücünü zayıfatmadı mı? Evet mi? İyi! İşte ekleri kullanmanın yeni bir yolunu buldunuz. Ekler bağışçı ajanslardaki ilgili kişilerin size kaynak sağlamaya karar vermelerine yardımcı olabilecek diğer tüm materyalleri içerebilir. Eklerin amacı tüm gerekli ve önemli detayları sunabilmektir (titiz okuyucular bunları mutlaka inceleyecektir), fakat bunlara akıcı bir argüman sunmak istediğiniz metin içinde yer vermezsiniz. Bu tür detaylar ek kullanılarak sadece bakmak isteyenler için ayrı bir yere konmuş olur 15. Detaylı Bütçe: Bu satır satır bütçe bir ek olarak sunulmalıdır. Detaylı bütçenizdeki her satır her bütçe kategorisi için toplam maliyeti de içermelidir. Satırlar bu gibi maliyet gruplarına ayrılmalıdır (Örneğin maaşlar, araçlar, iletişim, yakıt, ulaşım) Eğer yapabiliyorsanız, tüketilemeyen eşyalar (örneğin daha sonra tekrar kullanılabilecek ekipmanlar) ile tüketilen eşyalar (biten eşyalar) arasında bir ayrım yapın Bütçe, projenizin uygulanması için gerekli tüm maliyetlerin gerçekçi bir tahmini olmalıdır. Eğer mümkünse potansiyel kendi kendini destek imkânlarından veya başvurduğunuz kaynaklar haricindeki diğer kaynaklardan gelebilecek destekleri gösterin. Maliyet tahminleri mantıklı kategorilere ayırın, örneğin maaşlar; teçhizatlar ve malzemeler; ekipmanlar; seyahat ve harcırahlar; kiralar; telefon. Sizin veya organizasyonunuzun üyeleri tarafından projeye yapılacak gönüllü katkılarda listelenmeli ve nakit bazında en yakın şekilde tahmin edilmeli veya “ücretsiz” olarak gösterilmelidir. Projeniz için kullanıma açık olan veya kullanılabilecek hale getirilecek fiziki olanakları belirtiniz. Organizasyonunuzun sahip olduğu ve bu proje için kullanılacak mevcut ekimpan ve teçhizatları belirtiniz. Hükümetten veya diğer organizasyonlardan bu projede kullanılmak üzere gelebilecek her tür diğer girdiyi de ekleyiniz. Fon ajansları genellikle proje için gerekli olan tüm toplam miktarı vermektense bağışları eşleştirmeyi veya toplam bütçenin bir kısmına yardımda bulunmayı tercih ederler. Bu nedenle başvurunuzu yaparken toplam bütçeyi vermeniz ve başka bir fon yardımını ne zaman almayı beklediğinizi veya umduğunuzu belirtmeniz önerilir. 16. Özet: Bu bölümü en son yazın. Bu bölüm, potansiyel bağışçının okuyup ilk önemli kararı –projenizi ciddi olarak fon sağlamak bakımından değerlendirmeye alıp almamayı- vereceği yerdir. Bu bölüm, yukarıda bahsedilen tüm bölümler yazılmadan yazmaya başlanmamalı, hatta tasarlanmamalıdır. Bu bölümü bir giriş bölümü gibi yazmaktan kaçının. Bu bölümü net bir özet ve sonuç bölümü şeklinde düşünün. En uygun uzunluk yarım sayfadır; maksimum uzunluk ise bir sayfayı geçmemelidir. Bundan daha uzun olması durumunda özetinizin okunmama veya dikkate alınmama tehlikesi vardır. Özet sadece anahtar önerileri içermeli ve yalnızca 50 kadar projeyi okuyabilecek olan ve belki de ilk olarak her teklif edilen projenin özetlerinden daha fazlasını okumaya fırsat bulamayacak olan meşgul komite üyeleri veya yöneticilerine yönelik olarak yazılmalıdır. İronik bir şekilde, özetinizi en son yazarsınız, fakat daha sonra bu özeti direkt olarak teklifinizin ön veya kapak sayfasının hemen arkasına koyarsınız. Ve onu yazmayı bitirdiğinizde . . . Şimdi proje teklifinizin taslağını yazdınız, yorum ve öneriler için bu taslağı başkalarına gösterin. Teklifinizi eleştirel bir bakış açısı ile gözden geçirin ve bir kaç yeniden yazım yapmaya ve gerekli olması durumunda yeniden düşünmeye hazır olun 17. Son Birkaç Öneri ve Yorumlar: Fonlanması en muhtemel olan projeler, toplumlar tarafından tanımlanmış olan en önemli ihtiyaçlara hızlı, sürdürülebilir, küçük çaplı ve düşük bütçeli müdahelelerle çözüm sunmaya çalışacak olan projeler olacaktır. Teklifler genellikle daha geniş çapta, bütüncül olarak bir coğrafi alanın sürdürülebilir kalkınmasına ne ölçüde katkı sağlayacağı konusu üzerinden değerlendirilir. Teklif edilen projenin tanımlanması, uygulanması ve izlenmesi aşamalarında kadınların aktif katılımının sağlanması teşvik edilmelidir. Teklif, projenin tasarım ve uygulanmasına müdahil olacak kadınların ve yararlanıcı olacak kadınların sayısını açıkça belirtmelidir. Daha geniş çaplı veya uzun vadeli planların bir parçası olarak öngörülen projeler devamlılığın ve sürdürülebilirliğin sağlanması adına diğer (tercihen kesinleşmiş) fon kaynaklarını belirtmelidir. Kalkınmaya yönelik, kendi kendine yeterliliği teşvik eden ve sonuç olarak yerel düzeyde sürdürülebilir olan projelerin fon elde etme şansları daha büyüktür. Projenizin ne zamandan itibaren kendi kendine yeter bir düzeye geleceğine dair tahmininizi teklifinizde belirtmelisiniz. Projenin başarısı için hedef topluluğun tüm kesimlerinin iş birliği şarttır. Projeyi bir topluluk olarak (yerel halkı ve etkilenen yerinden edilmiş kişiler(mülteciler) de dâhil olmak üzere) “sahiplenme” duygusu olmalıdır. Bu demektir ki, başvuru teklifi sunulan proje konusundaki kararlara etkilenen toplumun tüm üyelerinin katılımının sağlanması adına “toplum kalkınma mobilizasyonu”, “sosyal animasyon” veya benzeri bir toplumsal kolaylaştırma amaçlı bir ilk aktivite gerçekleştirilmelidir. Projenin tanımlanması, değerlendirilmesi ve uygulanmasında topluluğun bir bütün olarak (tüm üyelerinin) aktif katılımının sağlanmış olması genellikle projelerin onaylanması için bir ön koşuldur. İyi bir proje yinelenebilir nitelikte olmalıdır, yani aynı projenin diğer toplumlarda da uygulanması mümkün olmalıdır Muhasebe ve hesap verilebilirlik çok önemlidir. Yararlanıcıların kaynaklarının çoğu zor durumda olduklarını cidden anlamamız için gizlenmiş olabilir, fakat bunun yanıltıcı olabileceği unutulmamalıdır. Hedef grubunuzun gizli kaynakları genellikle yetenek ve aklı ve şaşırtıcı bir şekilde hem sermaye hem de teçhizat olarak pek çok maddi kaynağı içerir. Bir mobilizatör ve eğitici olarak sizin hedefiniz yararlanıcılar arasında gizli kalmış kaynakları açığa çıkaracak ve bağımlılıkları azaltıp kendi kendine yeterliliği artıracak bir sosyal süreci teşvik etmektir. İyi şanslar! Cesaretiniz kırılmasın! ––»«–– © Telif Hakkı 1967, 1987, 2007 Phil Bartle Web Tasarım: Lourdes Sada ––»«–– Son güncelleme: 07.02.2011